Trello è una delle nuove applicazioni web, utile per organizzare le attività in squadra e per agevolare il lavoro, soprattutto se gestito in modalità smart working. Infatti, soprattutto in questi ultimi due anni, la pandemia da COVID – 19 ha costretto a ripensare la modalità di lavoro, spingendo per una maggiore digitalizzazione dello stesso. Digitalizzazione che, però, sempre riesce a mixare adeguatamente comunicazione, organizzazione ed efficienza produttiva. Pertanto, al fine di ottimizzare il tempo sul luogo di lavoro, diventa fondamentale ricorrere a strumenti adeguati e a programmi di collaborazione che, come Trello, possono diventare dei validi supporti. Quindi, soprattutto nei tempi attuali, diventa importante sapere bene a cosa serve Trello e come utilizzarlo al meglio.
Il primo passo per iniziare ad usare Trello è fare l’iscrizione, collegandosi al sito ufficiale Trello.com e cliccando su Iscriviti. Dopo aver proceduto con un’iscrizione veloce a seguito dell’inserimento di un indirizzo email, di nome e password, l’utente viene trasferito direttamente all’interno del proprio workspace; sulla parte superiore della pagina, troverà un alert di colore giallo, con cui verrà invitato a cliccare sul link di verifica, che gli è stato precedentemente recapitato all’interno della casella di posta elettronica. In questo modo, la web application diventa attiva ma, per capire bene a cosa serve Trello e come utilizzarlo al meglio, sarà importante accedere alla Bacheca di Benvenuto, dove prendere confidenza con le differenti opzioni presenti al suo interno. Lo spazio di lavoro di Trello si divide in bacheche, strutturate ancora in liste, costituite a loro volta da schede. Si tratta, pertanto, di una struttura ad albero, che permette di organizzare il lavoro e, allo tempo stesso, non perdere nessun particolare.
Esistono due differenti tipologie di bacheche: quella privata, accessibile unicamente all’utente, dove poter coordinare tutte le attività professionali autonomamente; quella di gruppo, così da poter gestire adeguatamente le attività di una squadra di lavoro e, per questo motivo, fruibile da tutti gli utenti. Inoltre, all’interno dello spazio di lavoro, è possibile realizzare differenti gruppi di utenti, per cui predisporre bacheche dedicate, così da consentire a ciascun membro di accedere alle attività che lo riguardano. Cliccando sulla singola bacheca, l’utente verrà indirizzato ad una pagina di visualizzazione dedicata, da cui diventa possibile gestire le liste, tutte schede aperte e le eventuali scadenze o assegnazioni, modificare le impostazioni, attivare il power up apposito ed il calendario con tutta la distribuzione delle attività da svolgere in timeline.
Dentro le bacheche, ci sono le liste; esse sono delle colonne tematiche, che raggruppano le schede di una stessa area tematica. Inoltre, poter visualizzare tutte le schede nelle liste, consente di fare il punto della situazione e di organizzare lo svolgimento dei tempi delle differenti attività. Attraverso la tecnica del “drag and drop”, è possibile spostare le liste da un punto all’altro e, grazie alla medesima tecnica, trasferire le schede da una lista all’altra. Inoltre, cliccando sul menu della lista, si potrà decidere di spostarla in un’altra bacheca, iscriversi per ricevere le notifiche sulle modifiche effettuate, oppure archiviare definitivamente la scheda stessa, qualora tutte le attività siano state portate a compimento.
Le schede rappresentano le singole unità informative di Trello e, all’interno di ognuna, si svolge tutta l’attività. Ad ogni scheda è possibile aggiungere la descrizione dell’attività, allegare file, aggiungere una data di scadenza ed etichette colorate, con cui identificarle singolarmente. Tutte le informazioni principali saranno sintetizzate attraverso icone e colori nella visualizzazione della lista. Le schede, poi, consentono di introdurre differenti checklist. Pertanto, appena ogni checklist viene identificata come “completata”, la barra di completamento avanza e si nota come l’attività possa andare avanti. Infine, tutta l’attività svolta all’interno di Trello, può essere migliorata attraverso i power up. Si tratta di funzionalità specifiche, grazie alle quali personalizzare al meglio l’esperienza del gruppo do lavoro su Trello.