Scrivere una mail formale ad un professore è un’incombenza che, volente o nolente, ogni studente sarà tenuto ad affrontare. L’e-mail è uno strumento di comunicazione essenziale della tua carriera universitaria ma, come tale, deve essere utilizzato con cura e intelligenza. Che tu sia una matricola o un veterano del mondo universitario e delle relative dinamiche, la redazione di una mail da inviare ad un docente può sempre rappresentare un momento fatidico, che vede il culmine assoluto della temerarietà nell’attimo in cui avviene l’invio del messaggio. Dunque, che sia per richiedere la tesi, informazioni tecniche riguardanti le date d’appello, un appuntamento durante l’orario di ricevimento o qualche chiarimento sulle lezioni, è importante sapere come impostare una mail in maniera corretta, per poter scambiare informazioni in un clima di rispetto reciproco.
Linee guida
Innanzitutto, il primo consiglio che mi sento di darti è quello di utilizzare un indirizzo e-mail di carattere professionale. Molte università mettono a disposizione una casella di posta elettronica istituzionale nominativa per ogni studente oppure un classico account Gmail può essere una valida soluzione alternativa. Qualsiasi sia la tua scelta, è consigliabile utilizzare il formato nome.cognome@dominio.it.
Oggetto
A questo punto, passiamo a compilare il principale campo virtuale che entra in gioco quando si prepara il messaggio: l’oggetto. Nonostante possa sembrare all’apparenza un dettaglio banale, la finalità dell’oggetto è quella di far capire immediatamente al destinatario lo scopo e la tipologia del messaggio:
- Lingue nella società dell’Informazione – Richiesta tesi
Oppure
- LINFO [acronimo corso di laurea] – tuo nome e cognome – Richiesta tesi
- LINFO – tuo nome e cognome – Invio primo capitolo tesi
Inoltre, è consigliabile utilizzare uno stile “telegrafico” omettendo articoli e preposizioni e utilizzando nomi piuttosto che verbi. Ad esempio:
Vorrei chiederle un appuntamento| Richiesta appuntamento
Questo stile non viene utilizzato per scortesia nei confronti del docente, ma a causa della poca visualizzazione di caratteri dell’oggetto del messaggio. È buona prassi, quindi, essere quanto più brevi possibile.
Saluti e presentazione
Veniamo ora alla parte principale della tua mail: il testo. La comunicazione deve risultare semplice, concisa e immediatamente comprensibile senza però rischiare di essere troppo amichevole o troppo ampolloso ed eccessivamente forbito. In poche parole, si tratta di trovare il giusto equilibrio tra formalità ed efficacia nella comunicazione. Troppo spesso sottovalutata, la parte iniziale della mail deve essere ben curata e strutturata. Iniziamo quindi con i saluti alla persona a cui si sta scrivendo: “Gentile professore/ssa X,” (per entrambi i sessi) è la formula migliore da usare per evitare termini come “egregio”, “illustre”, “gentilissimo”, “caro” o “prof” che spaziano dall’eccessivamente adulatorio all’eccessivamente confidenziale.
- Gentile professor Bianchi,
Subito dopo la virgola vai a capo e presentati. In questo modo il professore saprà chi, tra i tanti studenti che ha, è il mittente del messaggio e a quale corso appartiene. La formula ideale sarebbe più o meno così:
- sono [tuo nome e cognome], studentessa del [I/II/III anno] di [tuo corso di laurea] e Suo studente / corsista [materia del professore in questione].
Nota: riguardo all’uso della grafia maiuscola per i pronomi allocutivi, viene utilizzata per rafforzare la forma di cortesia.
Corpo centrale
A questo punto, è arrivato il momento di spiegare al professore la tua richiesta. Per comunicare in maniera efficace, è importante che il messaggio risulti chiaro, conciso e sintetico, cercando nel contempo di essere esaustivi. Parti dal presupposto che i professori non dispongono di molto tempo; cerca quindi di non soffermarti su dettagli, subordinate o termini troppo tecnici laddove non ce ne sia bisogno, senza però dimenticare l’educazione e le buone maniere. Ecco qualche esempio:
- sono prossimo alla laurea e dato l’interesse in me suscitato dal Suo corso in [nome della materia] e il risultato ottenuto in sede di esame, mi piacerebbe svolgere la mia tesi nel Suo insegnamento. Nel caso fosse disponibile, ci terrei a concordare con Lei un appuntamento per il giorno di ricevimento.
- Le scrivo in quanto vorrei chiederLe un appuntamento, in un orario e un giorno di Sua comodità, per parlarLe di alcune difficoltà che ho incontrato durante lo studio di uno dei libri in programma.
- Le scrivo perché sto seguendo il Suo corso di [nome della materia] e vorrei concordare un appuntamento, nel giorno di ricevimento, per chiederLe alcune informazioni su …
- Volevo chiederLe se può confermarmi la lezione prevista per domani.
Congedo
Prima di concludere la mail, è sempre buona norma inserire una frase di ringraziamento per l’attenzione del destinatario:
- RingraziandoLa in anticipo per la Sua attenzione / disponibilità, Le porgo cordiali saluti
[Tuo nome e cognome]
- In attesa di un Suo gentile riscontro, Le porgo i miei più distinti saluti
[Tuo nome e cognome]
Nell’eventualità di dover inserire un allegato, controlla che la denominazione del file sia comprensibile e che abbia un riferimento del progetto al suo interno. Inoltre, è importante che venga nominato nel corpo del testo:
- Le allego di seguito il file [nome del progetto] riguardante […]
A questo punto, è arrivato il momento di inserire il destinatario. Nonostante risulti essere la prima voce della missiva, è preferibile inserirlo come ultimo elemento per evitare di inviare una bozza o una mail incompleta per errore.
Infine, prima di inviare definitivamente la mail, è necessario effettuare un’attenta revisione; in questo modo, sarà possibile individuare e correggere eventuali errori ortografici e assicurarsi di essere stati ben chiari nella stesura. Una volta scritta e inviata la mail, non ti resta che aspettare la risposta.
Non appena ricevuto il riscontro, è sempre buona prassi rispondere a tua volta, anche solo per ringraziare il docente per la disponibilità.