Se vuoi inviare una mail importante e avere la certezza che sia stata letta dal destinatario, puoi usare la conferma di lettura in Outlook. Si tratta di una funzione che ti invia una notifica quando la tua mail viene aperta. In questo articolo ti spiegherò come attivarla.
A cosa serve la conferma di lettura?
La conferma di lettura è una funzione che ti permette di sapere se il destinatario della tua e-mail ha aperto e letto il tuo messaggio. Questo può essere molto utile per vari motivi:
- Ti dà la certezza che la tua email sia arrivata a destinazione e non sia stata persa o finita nello spam.
Ti permette di capire se il destinatario è interessato al tuo messaggio e se intende risponderti o meno. - Ti aiuta a pianificare le tue azioni successive, come inviare un promemoria, una richiesta di feedback o una proposta commerciale.
- Ti fa risparmiare tempo e fatica, evitando di inviare e-mail inutili o ripetitive.
Impostare la conferma di lettura su Outlook è molto semplice. Puoi scegliere se richiederla per tutti i tuoi messaggi o solo per quelli più importanti.
Come si richiede una conferma di lettura su Outlook?
In Outlook, il popolare client di posta elettronica sviluppato da Microsoft, le conferme di lettura non sono attivate per impostazione predefinita. Per farlo, procedi come segue:
- Accedi al sito di Outlook.
- Clicca sul pulsante “Nuovo messaggio”.
- Scrivi il tuo messaggio di posta elettronica.
- Clicca sul menu “Opzioni” e spunta l’opzione “Richiedi conferma di lettura”.
- Infine, fai clic sul pulsante “Invia” per inviare l’email con la conferma di lettura.
È possibile (separatamente o cumulativamente):
- Automatizzare la conferma di lettura. Ogni messaggio inviato dall’utente dovrebbe (se la persona è d’accordo, in ogni caso) essere annunciato come letto.
- Assicurarsi che il server che dovrebbe ricevere il messaggio sia stato raggiunto.
- Mantenere un approccio manuale: ogni volta che invii un nuovo messaggio di posta elettronica, Microsoft Office ti chiederà cosa vuoi fare.
- Alcune funzioni più avanzate consentono persino di eliminare automaticamente le risposte che sono solo conferme di lettura (senza una risposta specifica), una volta che ne sei stato informato.
A questo punto, dovresti avere tutte le informazioni necessarie per richiedere una conferma di lettura da Outlook. Relativamente inutile a seconda del contesto, questa funzione può invece rivelarsi preziosa quando si devono rispettare delle scadenze, ad esempio.
Ricorda che puoi sempre comunicare con le persone al telefono o di persona. Questi metodi sono più efficaci e diretti, se non hai bisogno di documentare le tue conversazioni. Perché non risolvere i malintesi a voce, invece di scrivere?