Prima di parlare di come organizzare e fare una sessione di lavoro con Zoom Webinar è il caso di approfondire, brevemente, la differenza fra un meeting e un webinar. I meeting sono progettati come eventi collaborativi in cui tutti i partecipanti, se autorizzati dall’organizzatore, possono condividere contenuti e possono liberamente intervenire con microfono e webcam. I webinar, invece, prevedono che l’organizzatore e i relatori possano condividere i propri contenuti e i partecipanti possono interagire con la chat. Creare e avviare un webinar su Zoom è relativamente semplice. Dopo aver acquistato l’estensione per il numero massimo di partecipanti non si deve far altro che pianificare il webinar alla stessa stregua di un normale meeting, inviare l’invito a tutti i partecipanti e, all’orario fissato, avviare il webinar dal Zoom Web Portal. Teniamo bene a mente che un webinar è un vero e proprio evento su internet e, di conseguenza, ci sono alcune cose da pianificare con attenzione in modo che l’incontro abbia successo. Organizzare un webinar per la formazione su uno specifico argomento non è la stessa cosa che organizzare un webinar per la presentazione di dati statistici o di un nuovo prodotto.
Come Pianificare
L’errore più grande che si può fare è organizzare un webinar e lasciare al relatore (o ai relatori) il compito di condurlo. Distinguiamo le figure indispensabili per un webinar di successo. Avremo l’organizzatore, un moderatore o un conduttore, uno o (se necessario) più co-conduttori, i relatori che parleranno e presenteranno durante l’evento e, infine, i partecipanti. Partiamo proprio da quest’ultimi e dal tipo di partecipazione prevista: iscrizione obbligatoria o senza iscrizione. Con l’iscrizione obbligatoria il partecipante dovrà compilare e inviare un modulo di iscrizione, incluso in Zoom Webinar e personalizzabile. Ad iscrizione approvata riceverà una mail con un link personalizzato per la partecipazione. Senza iscrizione, invece, chiunque in possesso del link (magari ricevuto da altri) potrà assistere all’evento. Un aspetto da pianificare prima è se durante il webinar sarà consentito utilizzare la chat per fare domande ai relatori e in che modo sarà gestita la chat. Le impostazioni della chat in Zoom Webinar sono: nessuna chat (sconsigliata); chat con il relatore, di solito gestita da un co-conduttore oppure la chat “libera” dove i messaggi vengono letti da tutti generando spesso solo confusione. Fondamentale è che i relatori e il conduttore condividano tutti i materiali di presentazione che saranno utilizzati durante il webinar. Non c’è nulla di peggio per chi assiste a un webinar vedere il relatore che cerca fra le cartelle del proprio pc il materiale da presentare. Quindi PowerPoint, siti web, video, documenti dovranno essere sempre disponibili per il relatore di turno e il moderatore.
Test e debug
Se crediamo di aver fatto tutto fermiamoci un attimo per provare sommariamente, alcuni giorni prima, il webinar, in modo da verificare che tutto funzioni bene controllando che i client Zoom installati sui dispositivi usati dallo staff siano aggiornati all’ultima versione disponibile, testando la condivisione degli schermi, il funzionamento della chat e la disponibilità di tutto il materiale. Verifichiamo anche la scaletta dell’evento in modo che tutti sappiano quando intervenire e dove si trova il materiale necessario. Applichiamo alla scaletta gli aggiustamenti necessari e diamo appuntamento a tutto lo staff almeno mezz’ora prima dell’inizio del webinar per controllare, ancora una volta, i ruoli e i permessi e attendere i partecipanti.