Che cos’è la risposta automatica?
Questa innovativa funzione di Gmail, da Google definita Riprenditore automatico, è uno strumento molto utile per rispondere con messaggi immediati attraverso un feedback di ricezione, soprattutto nel caso in cui non hai possibilità di rispondere ulteriormente per un certo lasso di tempo.
In questo modo, ogni qual volta le tue esigenze non ti permettono di collegarti al tuo account, a seguito di questa procedura, sarà proprio Gmail a rispondere per te! Come? Ti basterà seguire il procedimento di cui parleremo nel dettaglio nei prossimi paragrafi e, una volta attivate le apposite tempistiche di risposta che preferisci, Gmail inizierà ad inviare le risposte automatiche a chi ti contatterà.
Il processo si attiverà seguendo le tempistiche da te indicate ma avrai anche la possibilità di interrompere manualmente prima. Gmail invierà la risposta automatica a chiunque ti invii un’email (tralasciando i messaggi dello spam o quelli da una mailing list): puoi, inoltre, se selezionare questa impostazione solo per i tuoi contatti o per tutte le persone nella tua organizzazione.
Generalmente la risposta automatica, nel momento in cui ricevi un’email, verrà inviata da Gmail una sola volta ( in modo da non ricevere più volte lo stesso messaggio) tranne in due casi:
- Se la stessa persona ti invia una nuova mail dopo quattro giorni
- Se effettui una modifica alla risposta automatica
Come impostare la risposta automatica di Gmail su PC?
Per impostare la risposta automatica Gmail da PC utilizzando, quindi, la versione web, procedi in questo modo:
- Apri un browser;
- Accedi a Gmail;
- In alto a destra seleziona l’icona a forma di ingranaggio;
- A questo punto, visualizza l’elenco delle impostazioni;
- Ora, scorri verso il basso fino alla voce “Riprenditore automatico” e attiva l’opzione ;
- Avrai successivamente la possibilità di scegliere l’intervallo di date nel quale l’impostazione; dovrà essere attiva e comporre il messaggio che dovrà essere inviato in modo automatico
- Se vuoi che il messaggio venga visualizzato solo dai tuoi “Contatti” non dovrai fare altro che spuntare l’opzione” Rispondi solamente a persone incluse nei contatti” e salva le modifiche effettuate.
Una volta che la risposta automatica sarà attiva vedrai apparire un banner giallo in alto sulla tua pagina di Gmail. Nel momento in cui, al contrario, deciderai di disattivare l’impostazione in questione, avrai a disposizione due opzioni:
- Clicca su “Termina adesso” (situato nel banner giallo in alto);
- Accedi alle impostazioni di Gmail cliccando su “Impostazioni risposta automatica” (sempre in alto) oppure sull’icona a forma di ingranaggio (a destra) o ancora, su “Visualizza tutte le impostazioni”;
- Scorri in basso fino a “Riprenditore automatico” e spunta “Disattiva Riprenditore automatico”, salvando le modifiche in basso.
Come impostare la risposta automatica di Gmail da cellulare
Spento il PC, potresti ricordare troppo tardi di non aver impostato il Riprenditore automatico. Niente panico! La funzione di Gmail, infatti, può essere attivata anche da app per dispositivi mobili. Il processo da seguire è altrettanto semplice:
Su Android
- Avvia l’app di Gmail;
- Seleziona le tre linee orizzontali in alto a destra e seleziona le “Impostazioni”;
- Seleziona il tuo account;
- Scorri fino alla voce “Riprenditore automatico” attivando il pulsante accanto
- Non ti resta che scegliere le tempistiche ( inserendo il primo giorno e volendo anche l’ultimo selezionando la voce “Non impostata, Personalizzata” qualora quella preimpostata non sia di tuo gradimento);
- Inoltre, puoi inserire un oggetto ;
- Infine, scegli a chi inviare la risposta automatica (ad esempio tutti, o solo i tuoi “Contatti”).
Se, invece, hai bisogno di disattivare il Riprenditore automatico dovrai semplicemente seguire i passaggi sopra citati e una volta avuto accesso al proprio account dovrai:
- Raggiungere la voce “Riprenditore automatico” (di fianco troverai la data di attivazione)
- Clicca sulla voce e successivamente sulla levetta di fianco al Riprenditore automatico.
Su iPhone
Qualora il tuo dispositivo mobile sia un iPhone il processo da seguire è molto simile a quello valido per Android:
- Una volta selezionato sotto Scrivi e rispondi il “Riprenditore automatico” seguendo i passaggi sopra citati;
- Attiva il pulsante di fianco;
- Inserisci una data di attivazione;
- Inserisci un oggetto;
- Scrivi un messaggio;
- Infine, scegli a chi inviare la risposta automatica e salva le modifiche effettuate.
Come usare i filtri di Gmail per la risposta automatica
Qualora hai necessità più particolari Gmail ti dà anche l’opportunità di impostare dei filtri inerenti alle risposte automatiche, inserendo un oggetto oppure un messaggio particolare o anche, un allegato. Per farlo, dovrai prima di tutto creare dei modelli:
- Una volta effettuato l’accesso a Gmail;
- In alto a destra clicca su “Impostazioni”;
- Troverai la voce “Avanzate” in alto;
- Di fianco a “Modelli” spunta “Abilita”;
- A questo punto, salva le modifiche;
- Scrivi, ora, una nuova mail per preparare il modello;
- Ora, seleziona “Modelli”;
- Seleziona “Salva bozza come modello”;
- Infine “Salva modello” e scegli un nome;
- Torna ora alle “Impostazioni”;
- In alto troverai “Filtri e indirizzi bloccati” ( a questo punto clicca su “Crea Nuovo Filtro”);
- Infine, “Crea Nuovo Filtro” in basso a destra
Questa soluzione quindi, ti consentirà di impostare una risposta per un certo tempo e, nel contempo, ti permetterà di utilizzare lo stesso messaggio per determinati tipi di email. Ora, non ti resta che lasciar fare a Gmail!
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