Mai come nelle ultime settimane si è parlato così tanto di smart working, nonostante sia una pratica già diffusa da molto tempo in alcune aziende. Ma ancora c’è della confusione tra il concetto di smart working e quello invece di telelavoro. Queste, infatti, sono entrambe delle modalità apposite per facilitare il lavoro da remoto, senza doversi recare fisicamente sul posto di lavoro. Ma nella realtà dei fatti, non sono esattamente la stessa cosa. Queste infatti differiscono tra loro sotto diversi aspetti, come le modalità di lavoro e le normative volte a regolare i rapporti tra dipendenti e aziende.

Cos’è lo smart working

Dall’inglese, smart working significa letteralmente “lavoro intelligente”. Mentre per telelavoro si intente un lavoro dove il dipendente ha comunque una postazione fissa, anche se dislocata dall’azienda, che in genere è casa propria, per smart working si intende invece un lavoro che permette flessibilità e adattamento al dipendente, che può quindi scegliere di svolgere i propri compiti in modo virtuale ovunque essi vogliano, e non per forza da casa.

Il dipendente ha quindi una totale autonomia e flessibilità nell’organizzazione della propria giornata lavorativa, che può andare dalla scelta del luogo di lavoro agli orari. Ma ciò non vuol dire poter scegliere di non fare nulla. Ci sono degli obiettivi che il dipendente deve portare a termine entro un determinato periodo di tempo. Semplicemente sta a lui decidere come, dove e quando.

Un ruolo principale lo gioca ovviamente la tecnologia, fondamentale per connettere i dipendenti sia tra di loro che con le aziende e poter lavorare da remoto senza troppe difficoltà. Ma smart working non significa solo lavorare da casa utilizzando le nuove tecnologie, poiché altrimenti sarebbe come il telelavoro, cosa che non è. Lo smart working prevede un rafforzamento del concetto di collaborazione e il concetto di ufficio diventa ‘aperto’. Non bisogna stare per forza in una postazione fissa, ma in un qualunque posto che favorisca la creatività dei dipendenti e che stimoli nuove idee. Lo scopo dello smart working, infatti, è sicuramente quello di aumentare la produttività dei dipendenti.

Strumenti utili per lo smart working

Anche se abbiamo detto che non è l’unico requisito per poter essere in grado di lavorare in smart working, un computer portatile è una cosa fondamentale da avere a disposizione per questo scopo. Non c’è bisogno di avere un computer super performante, a meno che non lavoriate nel campo della grafica.

Inoltre, è essenziale avere un programma che vi consenta di stare in contatto con i vostri colleghi e inviargli, in modo ordinato, tutto ciò che è necessario inviare.

A tale scopo esiste Google Drive, uno degli strumenti più utilizzati. Se avete un account Google vi sarà possibile lavorare direttamente in cloud sui vari fogli di lavoro, offerti dal servizio, in modo tale da poter avere tutto a portata di mano anche se lavorate con dispositivi diversi, e avere 15 GB di spazio di archiviazione. È possibile ottenere poi uno spazio di 100 GB con un abbonamento mensile.

Una buona alternativa per dispositivi Windows è invece OneDrive della Microsoft. Vantaggioso soprattutto se dovete gestire solamente file di Microsoft Office. La versione gratuita offre 5 GB di spazio di archiviazione, anche qui espandibile fino a 100 GB con un abbonamento mensile. Ciò che rende vantaggioso questo servizio è che offre la possibilità di sincronizzare i diversi file tra il computer che utilizzate in modalità smart working e quello che avete in ufficio, così che potrete avere accesso a tutti i documenti che avete salvati a lavoro.

Oltre ai programmi per la gestione del lavoro, esistono anche diverse app per comunicare a distanza con i propri colleghi e con i datori di lavoro, per poter collaborare con essi e partecipare a riunioni virtuali. Tra le più utilizzate ci sono sicuramente Skype e Hangouts.

Vantaggi dello smart working

La diminuzione dello stress tra i dipendenti è sicuramente ciò che porta più vantaggio, poiché aumenta la loro produttività e non fa altro che andare a favore sia del lavoratore che dell’azienda. Lo stress di solito viene causato da diversi fattori. Per esempio, il doversi svegliare presto la mattina e prepararsi per andare a lavoro. Ma soprattutto il caos che c’è per strada la mattina presto, tra il traffico, per chi va a lavoro in auto, e il sovraffollamento dei mezzi pubblici. In questo modo, i dipendenti potranno utilizzare il tempo che impiegherebbero per spostarsi da un luogo ad un altro in modo più produttivo.

Rimanere a lavorare a casa, o scendere a lavorare al bar o al parco sotto casa, offre un notevole vantaggio, quindi, anche per i portafogli dei dipendenti, che risparmierebbero di benzina e di abbonamenti per i mezzi pubblici. Tutto ciò porta poi anche ad un minore inquinamento ambientale.

Infine, va a vantaggio anche dell’azienda che, non utilizzando le varie apparecchiature informatiche, la luce o i climatizzatori, che servirebbero se il dipendente lavorasse in ufficio, si ritrova delle spese ridotte per quanto riguarda l’elettricità.

Consigli su come migliorare lo smart working

Lavorare in modalità smart working è un’idea che attrae molto, ma non bisogna pensare che sia tanto facile. Ci sono diversi fattori che potrebbero influenzare la propria concentrazione, ecco quindi alcuni consigli per migliorare la vostra produttività.

Prima di tutto, per migliorare lo smart working è necessario crearsi una propria postazione di lavoro con tutto ciò che vi serve. In questo modo il vostro cervello sarà stimolato al lavoro e non penserà che stiate in un momento di relax, dove se fate una cosa bene, altrimenti va bene lo stesso.

Bisogna stare molto attenti ad evitare ogni tipo di distrazione. Soprattutto a casa, se ci sono altri familiari o animali domestici, la tv, la radio, i piatti da lavare, o altre piccole cose che vi fanno distrarre dal vostro lavoro. Datevi dei tempi prestabiliti in cui dovete fare solo quello, e poi pensare al resto. Come fareste se lavoraste in ufficio.

Inoltre, la postura è molto importante, soprattutto se bisogna lavorare per molte ore consecutive. Quindi, cercate di non mettervi sdraiati sul letto o sul divano pensando di stare comodi, perché non farete altro che rilassarvi e a mano a mano non vi andrà più di lavorare. Mettetevi seduti su una sedia, con il computer e il resto che vi serve sulla scrivania o su un qualsiasi tavolo. Non è che sia assolutamente vietato, infatti potrete farlo, ma per un breve lasso di tempo, giusto per cambiare ogni tanto posizione.

Illuminate il luogo di lavoro il più possibile, in modo tale da non far addormentare il cervello. E infine, usate anche la visione notturna sullo schermo del vostro computer, altrimenti a lungo andare i vostri occhi ne risentiranno.