Tutti conoscono Excel. Ma per chi non lo sapesse, il software del foglio di calcolo della suite Microsoft 365 potrebbe sembrare arcano. È necessario conoscere le formule, anche avere qualche nozione di codice per utilizzare le macro. Ma combinando Excel con ChatGPT, è possibile risparmiare una notevole quantità di tempo.
Alcune precauzioni prima di utilizzare ChatGPT per Excel
ChatGPT è molto pratico per utilizzare Excel più facilmente. Il chatbot di OpenAI può aiutarti a inserire le formule giuste nei tuoi fogli di calcolo, anche se sono ancora necessari alcuni notevoli miglioramenti. E questo, soprattutto quando si utilizza Excel in italiano. Molto efficace in inglese, ChatGPT può ancora fare qualche errore nella lingua di Dante. Ma niente di complicato da superare.
L’altra precauzione è la precisione. In effetti, nelle tue richieste a ChatGPT, sii il più preciso e dettagliato possibile. Non lasciando nulla al caso, darai fin da subito le giuste indicazioni a ChatGPT e risparmierai così tempo. E se la risposta del chatbot non ti soddisfa, riprova l’operazione aggiungendo dettagli.
Usa ChatGPT per ottenere rapidamente le formule di Excel
Per i principianti di Excel, utilizzare ChatGPT per semplici formule (o funzioni) è un ottimo modo per risparmiare tempo, ma anche per imparare e comprendere le basi del foglio di calcolo di Microsoft.
Chiedi a ChatGPT una semplice formula di calcolo in Excel
Facciamo un semplice esempio. Sei una società di e-commerce che vende vestiti: pantaloni, camicie, maglioni, calze e giacche. Nel tuo foglio di calcolo hai inserito le vendite per ogni articolo e vuoi conoscere il totale. Ecco come procedere:
- Accedi a ChatGPT sul sito ufficiale (in Italia è ancora bloccato, ma puoi aggirare il blocco con una VPN),
- Fai la tua richiesta a ChatGPT con precisione, senza dimenticare di aggiungere che usi la versione italiana di Excel,
- ChatGPT ti offrirà quindi una formula di calcolo, che devi solo copiare nella barra delle funzioni, selezionando prima la cella in cui desideri che appaia il risultato,
- Nel tuo caso, i tuoi dati sono nelle celle da B2 a B9 e il risultato dovrebbe apparire in E3,
- Noterai che nella sua risposta, ChatGPT non solo ti dà la formula, ma ti dice anche come farlo.
Chiedi a ChatGPT una formula Excel leggermente più complessa
Hai ottenuto il totale delle vendite di tutti i tuoi prodotti in Excel grazie a ChatGPT, ma vuoi essere più preciso. Vuoi sapere quante sono le vendite di pantaloni del tuo e-commerce. Ancora una volta, ChatGPT ti sarà molto utile:
- Fai la tua richiesta a ChatGPT, specificando quali celle sono interessate e cosa vuoi ottenere. Ecco, la somma delle vendite dei tuoi pantaloni,
- ChatGPT ti fornirà una nuova formula, un po’ più complessa, ma chiavi in mano,
- Inseriscilo nella barra della formula, sempre selezionando prima la cella iniziale del tuo risultato.
Punto importante: qui vedrai che ChatGPT ha proposto la seguente formula =SOMMA.SE(A2:A9;“Pantaloni”;B2:B9). A volte, invece del punto e virgola che separa i dati, ChatGPT inserirà una virgola, che attiverà un errore in Excel. Ciò è dovuto alla traduzione italiana della formula da parte di ChatGPT. Una semplice correzione manuale, sostituendo le virgole con i punti e virgola, risolverà il problema. Ma puoi anche dire a ChatGPT che ha commesso un errore, lo correggerà.
Per concludere questo tutorial sull’utilizzo di ChatGPT per le formule di Excel, ecco un ultimo esempio. Vuoi calcolare i profitti dalla vendita dei tuoi prodotti e, per questo, hai specificato i costi di produzione. Il processo è lo stesso di prima, fai la tua richiesta a ChatGPT con la massima precisione possibile.
Esistono molte altre formule di Excel e ChatGPT può aiutarti a crearle. A seconda delle tue esigenze, procedi sempre allo stesso modo, con precisione e concisione nelle tue richieste. E se non funziona, torna indietro e chatta con il chatbot finché non risponde correttamente alle tue richieste.
Usa ChatGPT per creare macro in Excel
ChatGPT non ti aiuta solo con le formule di Excel. È in grado di offrirti soluzioni molto più complesse, come l’automazione di determinate attività o azioni, utilizzando le macro di Excel. Ciò richiede alcune righe di codice, che ChatGPT ti fornirà. Qui, ad esempio, vuoi automatizzare l’invio degli utili dal tuo e-commerce al tuo indirizzo email in Outlook. Ecco la procedura:
- Fai la richiesta a ChatGPT: vuoi un’automazione dell’invio di una mail con il codice necessario,
- Dai le informazioni a ChatGPT: quali dati vuoi trasmettere, a chi, come,
- Copia il codice: ChatGPT genera le righe di codice per l’automazione della posta elettronica,
- Visualizza la scheda Sviluppatore: vai alla scheda File, quindi Opzioni e Personalizza la barra multifunzione. Seleziona la casella Sviluppatore e fai clic sulla scheda che ora appare nella barra multifunzione in alto,
- Incolla il codice in un modulo: in alto a sinistra, clicca su Visual Basic, crea un Modulo e incolla il codice dato da ChatGPT,
- Esegui il codice: chiudere la pagina di Visual Basic e fare clic su Macro, appena a destra di Visual Basic. Vedrai che la macro appare automaticamente, denominata qui “SendEmail”. Fare clic su Esegui,
- Ricevi la tua email: in Outlook, noterai che il programma ha inviato automaticamente il valore richiesto alla tua casella di posta elettronica. ChatGPT ha persino generato, grazie al codice, un oggetto e un testo per questa email.
Ecco solo un esempio tra le tante possibilità di automazione e creazione di codice offerte da ChatGPT, ma le variazioni sono infinite, a seconda delle tue esigenze. Con pochissima conoscenza di Excel, e ancor meno di codice, è possibile eseguire operazioni molto semplici e complesse grazie a ChatGPT.
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