L’IA dà nuova linfa al lavoro flessibile con Microsoft Places

L’era del lavoro flessibile è arrivata, e le aziende stanno cercando modi innovativi per garantire che i loro dipendenti possano rimanere connessi e produttivi, indipendentemente da dove si trovino. Microsoft ha accolto questa sfida sviluppando Places, un’app che sfrutta l’intelligenza artificiale per rendere il lavoro flessibile più coordinato e coinvolgente.

Secondo una recente ricerca di Microsoft, quasi la metà (48%) dei dipendenti globali è propensa a chiedere al proprio responsabile diretto un orario di lavoro o una sede più flessibili nel prossimo anno. Tuttavia, mantenere un senso di connessione in un ambiente di lavoro flessibile richiede sforzi costanti. Le organizzazioni che non riuniscono attivamente le persone per i momenti che contano rischiano di compromettere il senso di appartenenza: il 43% dei dipendenti si sente disconnesso dall’azienda.

Questa tensione tra flessibilità e connessione sul lavoro non è nuova, e richiede quindi una soluzione innovativa. L’intelligenza artificiale sta già migliorando il modo in cui lavoriamo; migliorare dove lavoriamo è la prossima opportunità.

Coordinare la presenza in ufficio

Una delle sfide principali per i team flessibili è quella di coordinare quando e dove recarsi in ufficio. Quasi la metà (49%) dei lavoratori della conoscenza globali ha affrontato questa situazione nell’ultimo anno. Con Places, è possibile coordinare più facilmente la presenza in ufficio con i colleghi e prenotare sale riunioni e postazioni di lavoro.

L’app Places consente di impostare e condividere il proprio programma di presenza in ufficio con i colleghi, visualizzando al contempo i loro piani. È possibile aggiornare o modificare la propria sede direttamente nell’app o nel calendario di Outlook, con un semplice clic. Inoltre, Places offre una panoramica dei colleghi più stretti che prevedono di recarsi in ufficio, consentendo di prenotare rapidamente gli spazi necessari.

I responsabili di team possono anche comunicare ai loro dipendenti quali giorni dovrebbero pianificare di essere in ufficio e quali sono le priorità per ogni giornata di presenza, fornendo uno scopo per la presenza in sede.

L’integrazione con Microsoft Copilot

Nel secondo semestre del 2024, l’integrazione dei dati di Places con Microsoft Copilot renderà ancora più semplice il coordinamento. Sarà possibile utilizzare Copilot per comprendere quali giorni sono migliori per recarsi in ufficio, evidenziando aspetti come riunioni in presenza, la presenza prevista del responsabile o dei colleghi. Copilot potrà persino modificare il programma di presenza in base a queste informazioni, cambiando la sede di lavoro per i giorni consigliati e riprogrammando le riunioni in presenza.

Prenotare gli spazi di lavoro

Dopo aver deciso i giorni di presenza in ufficio, è necessario trovare gli spazi adatti per riunioni e lavoro individuale. Microsoft offre una soluzione di prenotazione end-to-end che migliora l’esperienza di lavoro. Con Places Finder, accessibile da Outlook, è possibile cercare sale riunioni e postazioni di lavoro, visualizzando immagini, mappe e dettagli sulle tecnologie disponibili o altri servizi.

Places Finder può essere potenziato combinandolo con altre esperienze di lavoro di Microsoft e dei suoi partner. Con Teams, gli utenti possono sfruttare le funzionalità di prenotazione delle postazioni di lavoro condivise, consentendo di connettersi a un monitor e prenotare automaticamente la postazione.

Nel Calendario, Places fornisce promemoria utili se non sono state prenotate sale o postazioni per una giornata di presenza in ufficio. È possibile cliccare sul pin della posizione nel Calendario per visualizzare suggerimenti di sale e postazioni che soddisfano le esigenze della giornata.

Abilitare connessioni in ufficio

Uno dei vantaggi della presenza in ufficio è la possibilità di avere conversazioni informali con i colleghi. Con la funzione di presenza estesa di Places, disponibile in tutte le app di Microsoft 365, è possibile vedere i colleghi nelle vicinanze. Questa consapevolezza facilita le chiacchierate di persona o la programmazione di un pranzo.

Nelle chat di gruppo di Teams, i colleghi possono vedere le posizioni dei partecipanti o utilizzare @nearby per notificare chi si trova nelle vicinanze riguardo a un’attività o a un cambio di sala riunioni.

È importante notare che la raccolta dei dati di posizione rispetta rigorosamente gli standard di privacy di Microsoft. I controlli di opt-in e opt-out per la presenza estesa sono disponibili a livello di amministratore e utente, sono limitati a segnali sulle posizioni in ufficio e saranno aggregati e anonimizzati nei rapporti sulle tendenze di occupazione degli uffici.

Ottimizzare l’efficacia del luogo di lavoro

Gli amministratori IT e i professionisti degli immobili e delle strutture hanno incontrato sfide nel lavoro flessibile. Gli edifici statici non hanno tenuto il passo con l’evoluzione delle modalità e dei luoghi di lavoro dei dipendenti. L’IA può svolgere un ruolo nel migliorare la gestione degli spazi, evidenziando attivamente le aree di opportunità per l’ottimizzazione.

Qualsiasi decisione sull’ottimizzazione del luogo di lavoro deve partire dalla comprensione degli spazi disponibili e di come vengono utilizzati. Combinando l’intento e i modelli di occupazione effettiva disponibili in Places, gli amministratori possono avere un quadro più chiaro degli spazi necessari.

L’utilizzo degli spazi è un altro input importante per la gestione del luogo di lavoro. Con funzionalità di check-in più integrate per sale riunioni e postazioni di lavoro condivise, gli amministratori possono regolare le politiche per rilasciare automaticamente gli spazi prenotati ma non utilizzati, creando chiarezza sull’utilizzo effettivo degli spazi prenotabili.

L’intelligenza artificiale al servizio dell’ottimizzazione

Nel secondo semestre del 2024, i dati di Places consentiranno a Copilot di fornire ulteriore intelligenza per guidare gli amministratori IT e i professionisti degli immobili e delle strutture nella gestione e nell’adattamento degli spazi. Copilot potrà suggerire, ad esempio, di consolidare i piani nei giorni di bassa occupazione, regolare i servizi di ristorazione per evitare sprechi o aggiungere più sale riunioni per supportare nuove modalità di lavoro.

Gli amministratori potranno eseguire ulteriori analisi sui dati del luogo di lavoro connesso raccolti per prendere decisioni più informate o comprendere meglio i modelli e le tendenze esistenti. Gli adeguamenti possono avere un impatto significativo sul budget operativo e sugli obiettivi di sostenibilità di un’organizzazione.

Inizia oggi con Places

Microsoft sta attivamente collaborando con aziende in questo mercato per continuare a sviluppare soluzioni per il luogo di lavoro connesso. Con Places, stiamo iniziando con un sottoinsieme di partner dell’ecosistema che costruiranno sulla piattaforma Places con nuove e preesistenti soluzioni, sfruttando e migliorando i dati relativi a persone, posizioni e spazi. Man mano che le funzionalità di Places cresceranno ed espanderanno, lo farà anche l’ecosistema dei partner.

Places sarà concesso in licenza come parte di Microsoft Teams Premium, contribuendo alla visione di Teams di creare un luogo di lavoro intelligente. Inizia oggi con le funzionalità di coordinamento e connessione di Places e iscriviti per accedere alle funzionalità aggiuntive. Le integrazioni con Copilot saranno disponibili nel secondo semestre del 2024, migliorando il luogo in cui lavori.

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