Come creare un PDF compilabile in Google Docs

Google Docs è un elaboratore di testi online, compreso nella suite gratuita Google Docs Editors, presente online, messa a disposizione da Google. Insieme a Docs, la suite include anche Fogli Google, Presentazioni Google, Disegni Google, Moduli Google, Siti Google e Google Keep. L’utente potrà accedere a Google Docs sia attraverso un browser Internet, dal desktop Google Chrome e OS, che dalle app mobili su device con sistema operativo Android e iOS. La particolarità di Google Docs si realizza grazie alla possibilità per gli utenti di creare e modificare documenti online in condivisione, mentre collaborano con altri partecipanti, in tempo reale. Ogni modifica effettuata è visibile a tutti gli utenti che condividono quel lavoro, anche attraverso la fruizione della cronologia delle revisioni.

Nonostante Google Docs sia soltanto un editor di documenti, esso può tornare utile anche per realizzare modelli, brochure, lettere di presentazione e moduli compilabili nel formato Google Form. Il modulo non darà la possibilità di interazioni estremamente dinamiche, perché Google Docs presenta funzionalità ed opzioni molto limitate. Però, a partire da un modulo compilabile realizzato in Google Docs, è possibile effettuarne la conversione in PDF. Se si desidera usare questa funzionalità, è importante sapere come creare un PDF compilabile in Google Docs. Si tratta di un procedimento non eccessivamente complesso, ma che richiede la realizzazione di alcuni passaggi e l’esercizio di un po’ di pazienza.

Tables rappresenta uno degli strumenti migliori per creare un PDF compilabile in Google Docs. Infatti, Tables consente di generare campi uniformi automaticamente, senza dover aggiungere ulteriori spazi. Per usare questa funzionalità, sarà necessario aprire un nuovo documento in Documenti, premere sulla voce Inserisci, scegliere il comando Tabella e, infine, decidere il numero di righe e colonne da inserire. In seguito, sarà importante implementare il modello base con l’aggiunta di campi di testo, elenchi puntati, tabelle e di tutti quegli elementi finalizzati a rendere esteticamente più piacevole tutto il lavoro svolto. Il modulo compilabile potrà essere prodotto e conterrà soltanto le differenti funzionalità messe a disposizione da Google Docs. Essi possono essere stampati e condivisi, ma per un uso futuro sarà importante procedere al salvataggio.

In seguito, da Google Docs sarà possibile procedere con la conversione in PDF, per poi operare tutte le altre modifiche di cui si ha bisogno. Infatti, dopo aver approntato il file, sarà opportuno aprire il Google Drive, premere sulla voce Nuovo, che si trova nella parte alta della pagina, sulla sinistra, per poi scegliere Carica per uplodare il file. Dopo aver completato l’upload, basterà premere con il tasto destro del mouse sul file e selezionare Apri con Google Docs. In questo modo, il documento diventerà un testo automaticamente modificabile. Seppur non si realizzi un’immediata conversione in un modulo compilabile, almeno sarà possibile contare su una struttura di base da cui partire. La conversione del file PDF viene usata per creare un documento Google con testo modificabile.

Attraverso i PDF compilabili in Google Docs, è possibile redigere, modificare  ed editare i file direttamente dal PC e, in questo modo, i procedimenti burocratici, i lavori di ufficio e le procedure diventano più snelle. Allo stesso tempo, il lavoro diventa più veloce, con gli errori manuali che si riducono in frequenza. Errori che possono capitare soprattutto quando i documenti vengono redatti o compilati a mano. Anche la condivisione dei PDF compilabili in Google Docs con la squadra dei colleghi si fa più semplice da realizzare, come diventa più facile studiarne e analizzarne i contenuti.