Come richiamare un’email in Outlook su Windows e Mac

Tieni presente che richiamare un messaggio non funziona nella versione basata sul web di Outlook: è disponibile solo nel client desktop. Inoltre, questa funzionalità è disponibile solo se tu e il destinatario utilizzate un account Microsoft Exchange o Microsoft 365 all’interno della stessa organizzazione. Il richiamo dei messaggi su Outlook non funziona con gli indirizzi email dei destinatari esterni all’organizzazione del mittente.

Come richiamare un’email su Outlook

Avrai bisogno del client desktop di Outlook per richiamare i messaggi di posta elettronica, il che non è male considerando che è uno dei migliori client di posta elettronica che puoi scaricare.

Con l’ultima versione, apri il client e seleziona “Home” per iniziare.

Passo 1: Utilizzando il menu sulla sinistra, seleziona “Elementi inviati” per visualizzare le tue email inviate.

Passo 2: Trova il messaggio di Outlook che desideri richiamare e fai doppio clic su di esso. Questo aprirà l’email in una nuova finestra.

Passo 3: Assicurati che sia selezionata la scheda “Messaggio” nella finestra dell’email. Seleziona i “Tre puntini” sul lato destro della barra degli strumenti, fai hover su “Azioni” e seleziona “Richiama questo messaggio”.

Passo 4: Se non vedi i tre puntini, invece seleziona “Sposta” dalla barra degli strumenti, quindi scegli “Azioni” e “Richiama questo messaggio”.

Passo 5: Viene visualizzata una finestra popup sullo schermo. Qui hai due opzioni: “Elimina le copie non lette di questo messaggio” o “Elimina le copie non lette e sostituisci con un nuovo messaggio”. Vedrai anche un’opzione per farti notificare da Outlook se il processo ha successo o fallisce. Seleziona le tue opzioni e clicca su “OK” per continuare. Se hai eliminato il messaggio, congratulazioni! Se desideri sostituirlo, continua.

Passo 6: Se scegli di creare un messaggio di sostituzione, Outlook apre una seconda schermata in modo da poter rivedere il messaggio. Mentre componi la tua nuova email, Outlook richiama il vecchio messaggio e mostra una notifica (se hai selezionato questa opzione). Clicca semplicemente il pulsante “Invia” quando hai finito con il messaggio riveduto.

Nota: Se invii un messaggio di richiamo, ciò non fa scomparire esattamente la tua vecchia email. Affinché il messaggio originale scompaia, il destinatario potrebbe dover aprire prima il messaggio di richiamo. Ecco perché dovresti digitare URGENTE o qualcosa di simile nel titolo del messaggio di richiamo in modo che venga aperto prima della prima email offensiva. Continua per una spiegazione più dettagliata. Microsoft afferma anche che, in alcuni casi, il destinatario potrebbe essere informato quando i messaggi richiamati vengono eliminati dalla loro casella di posta. Quindi, tieni presente che anche quando richiami un’email, il destinatario potrebbe comunque sapere che un messaggio errato o offensivo gli è stato inviato, anche se non può vederlo.

Aggiungere un ritardo di invio alle email su Outlook

Outlook ti consente di ritardare l’invio delle email in modo che non vengano inviate immediatamente. Se rispondi costantemente alle email, invii dati riservati avanti e indietro o sei semplicemente incline a commettere errori, potresti voler iniziare a ritardare o addirittura pianificare le tue email su Outlook. Puoi impostare facilmente questa opzione per tutte le tue email su Outlook seguendo queste semplici istruzioni:

Passo 1: Seleziona “File” nell’angolo in alto a sinistra di Outlook.

Passo 2: Scorri un po’ verso il basso e fai clic su “Gestisci regole e avvisi”.

Passo 3: Verrà visualizzata la finestra “Regole e avvisi”. Da qui, seleziona l’opzione “Nuova regola”.

Passo 4: Apparirà un’altra finestra popup. Qui, fai clic su “Applica la regola ai messaggi che invio”. Noterai che questa opzione è elencata sotto “Inizia da una regola vuota”. Clicca il pulsante “Avanti” per continuare.

Passo 5: Non preoccuparti di nulla nella lista delle condizioni e fai clic su “Avanti” per continuare. Dopo questo, verrà visualizzata una schermata di conferma. Seleziona “Sì” per confermare.

Passo 6: Seleziona l’opzione “Ritarda la consegna di un numero di minuti”. Scegli il collegamento “Un numero di”. Verrà visualizzata una finestra popup e ti verrà chiesto di scegliere la durata che preferisci. Inserisci il numero desiderato (120 minuti è il limite massimo) e quindi fai clic sul pulsante “OK”. Una volta completato tutto ciò, fai clic su “Avanti”.

Passo 7: Se hai delle eccezioni, seleziona le opzioni di eccezione desiderate. Quindi, fai clic sul pulsante “Avanti” per continuare.

Passo 8: Dai un nome alla tua regola e seleziona la casella di controllo “Attiva questa regola” se disponibile. Infine, fai clic sul pulsante “Fine”.

Perché non riesco a richiamare un messaggio su Outlook?

Purtroppo, a volte non è possibile richiamare un messaggio su Outlook. Ci sono vari motivi per cui potrebbe accadere:

• Non stai utilizzando il client desktop di Outlook.
• Il destinatario ha già aperto il tuo messaggio.
• Il destinatario appartiene a un’organizzazione Microsoft diversa dalla tua.

In definitiva, richiamare un messaggio su Outlook è solo una misura di sicurezza nel caso in cui ti venga in mente un dettaglio minore dopo aver premuto “invia”. Non usarlo come scusa per inviare messaggi controversi o intensi nell’impeto del momento. In altre parole, concediti del tempo per riflettere prima di inviare quel messaggio “Mi dimetto!” al tuo capo.

Domande frequenti sul richiamo dei messaggi su Outlook

È possibile richiamare un’email dopo un’ora?

Puoi sempre richiamare un’email dopo un’ora. Il richiamo di un’email su Outlook funzionerà fintanto che il destinatario non ha ancora aperto il messaggio. Tuttavia, è meglio agire rapidamente, poiché una volta aperta, la richiamata non avrà più effetto.

Il destinatario sa se un’email viene richiamata su Outlook?

In alcuni casi, sì, Outlook può notificare al destinatario che un’email è stata richiamata dalla loro casella di posta su Outlook.

Richiamo di messaggi aperti su Outlook:

Se un destinatario apre la tua email originale, non puoi richiamarla. Il destinatario può ancora ricevere e leggere il secondo messaggio di richiamo, ma l’originale rimane nella loro casella di posta su Outlook. Questo è uno dei motivi per cui dovresti agire rapidamente.

Reindirizzamenti verso altre cartelle:

Se il tuo primo messaggio ha attivato un filtro e Outlook lo ha reindirizzato in una specifica cartella, il richiamo non avrà successo. L’opzione di richiamo influisce solo sulle email che rimangono nella casella di posta. Se il primo messaggio si trova altrove, non scomparirà.

Un messaggio inviato a una cartella pubblica

Se qualcuno legge il tuo messaggio nascosto in una cartella pubblica, il richiamo fallisce.

Altri client di posta elettronica:

La funzione di richiamo funziona solo con i messaggi su Outlook. Se invii un’email a qualcuno che utilizza Gmail, ad esempio, il richiamo non funzionerà.

Richiamare i messaggi su Outlook non è infallibile e ci sono comunque modi in cui il destinatario può leggere il tuo messaggio. Tuttavia, se agisci rapidamente, puoi ancora richiamare un’email su Outlook prima che faccia danni.

Richiamare le email su Outlook è solo il primo passo per diventare un utente esperto con il client. Se vuoi approfondire, abbiamo una raccolta di sette funzioni che probabilmente non conosci su Outlook. Abbiamo anche tre consigli per mantenere in ordine la tua casella di posta su Outlook, inclusa l’opzione di inviare automaticamente le tue email a cartelle specifiche.

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Conclusioni

Richiamare un’email su Outlook è un’opzione utile per correggere errori o prendere un secondo respiro prima di inviare un messaggio. Tuttavia, è importante agire rapidamente e tenere presente che il richiamo non è sempre garantito. Segui le istruzioni fornite in questo articolo per richiamare le tue email su Outlook in modo efficace.

Ricorda sempre di utilizzare questa funzione in modo responsabile e di pensare attentamente prima di inviare messaggi importanti. Con una buona gestione delle email, puoi migliorare la tua produttività e mantenere una comunicazione efficace con i tuoi colleghi e clienti.

Nota: Gli screenshot utilizzati in questo articolo sono solo a scopo illustrativo e potrebbero non corrispondere esattamente all’interfaccia utente di Outlook attuale.