Come addestrare ChatGPT a scrivere le tue email: la guida completa

Se ricevi troppe email, sai quanto sia difficile gestirle tutte. Ogni volta che rispondi a qualcuno, sembra che ne arrivino altre due o tre. Non vuoi essere maleducato e ignorare le persone, ma non hai abbastanza tempo per comunicare con tutti quelli che richiedono la tua attenzione.

Gmail ti offre una mano con la sua funzione Smart Compose, che completa le tue frasi. Ma non basta. C’è una soluzione migliore. Puoi usare ChatGPT per scrivere le tue email al posto tuo. Puoi insegnargli il tuo stile di scrittura e fargli creare risposte anche lunghe e dettagliate. Devi solo impostarlo una volta e poi goderti il tempo risparmiato.

Se sei un creatore di contenuti, uno scrittore o un imprenditore molto richiesto, segui questi cinque passi semplici per liberarti dalla posta in arrivo in un attimo.

Come delegare le tue email a ChatGPT in 5 passi

Perché ChatGPT possa rispondere alle email al posto tuo, è necessario configurarlo.

1. Istruire ChatGPT

Prima di affidare le tue e-mail a ChatGPT, devi prepararlo bene. La formazione è essenziale per ottenere buoni risultati. Il tuo primo prompt deve essere chiaro e informativo, e deve spiegare a ChatGPT cosa vuoi che faccia.

Ecco la richiesta da copiare e incollare. “Vorrei che tu fornissi risposte alle email che ricevo. Innanzitutto, ti mostrerò alcuni esempi di come ho risposto alle email in passato. Per iniziare, dì “andiamo” e poi incollerò un’email e la mia risposta. Quando l’ho fatto, continua a rispondere con “andiamo” finché non dico “finito”. Successivamente, passeremo alla fase successiva del processo“.

Ora puoi iniziare a insegnare a ChatGPT come scrivere le tue email. Il chatbot (puoi usare anche Bing Chat o qualunque altro) ti farà sapere quando è pronto con un semplice “Andiamo”.

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2. Aggiungi esempi delle tue risposte email

Ora viene la parte più facile. Lascia che quelle email che hai creato diligentemente in passato formino ChatGPT su come scrivere e-mail che invierai in futuro.

Trova più esempi di email e risposte che hai scambiato con altri e raggruppali in modo che corrispondano al tuo intento per un segmento specifico di mittenti. Se desideri che ChatGPT ti aiuti a rispondere a potenziali clienti, alimentalo con esempi di email inviate a potenziali clienti. Se si tratta di clienti esistenti, membri del team, investitori o un altro gruppo con cui interagisci, aggiungi specificamente esempi di email a queste persone. Più sei specifico meglio è, e puoi sempre aprire una nuova chat per addestrarlo per un gruppo diverso.

Continua a copiare e incollare esempi dopo che ChatGPT ha risposto “andiamo“. Ti consiglio di utilizzare almeno 5 email inclusi saluti e parole di chiusura. Quando pensi che sia sufficiente per comprendere bene il tuo stile, dì “finito” e preparati ad aggiungere il prossimo prompt.

3. Presenta te stesso e i tuoi obiettivi

È ora di aggiungere altro contesto. Ormai ChatGPT conosce il tuo stile e il modo in cui scrivi le email, compreso il modo in cui rispondi a determinate domande. Ora vuoi insegnargli qualcosa su di te. Dopo il tuo messaggio finale, “finito”, invia questo messaggio. “Ora ti parlerò di me. Sono un [titolo di lavoro e nome dell’azienda] e aiuto [il pubblico di destinazione] a raggiungere [il risultato che ottieni per i tuoi clienti.] Lo faccio in base a [come lavori con i tuoi clienti.]. Per favore, dì “ricevuto” dopodiché ti istruirò sul passaggio successivo.”

Come addestrare ChatGPT a scrivere come te: la guida completa

L’esempio che ti ho mostrato si riferisce a come scrivere a potenziali clienti. Tu dovrai adattare il tuo testo in base al destinatario delle tue e-mail. Se scrivi ai tuoi collaboratori, esprimi la tua visione di leader. Se scrivi ai tuoi clienti, racconta come ti rapporti a loro e quale valore offri nella tua relazione, che sia di formazione, di supporto o altro. Se scrivi ai tuoi lettori o abbonati, condividi qualche dettaglio sul tuo lavoro. Questo passaggio ti aiuterà a dare più contesto e profondità alle risposte che il modello genererà.

4. Assicurati che ChatGPT abbia colto davvero il tuo stile

Se finora hai seguito le istruzioni, il tuo chatbot AI preferito è stato dotato delle tue email e della tua presentazione. Ora però devi controllare se ha veramente afferrato il tuo stile e puoi farlo con un semplice quiz.

Fallo nel modo seguente: “Bene. Ora che hai raccolto queste informazioni, puoi riassumere il mio stile di scrittura e la mia presentazione usando queste categorie: 1. La mia identità. 2. Il tono, lo stile e il tone of voice che uso nelle mie e-mail. 3. Gli argomenti di cui mi occupo. 4. Come mi relaziono con i miei [clienti, collaboratori, lettori]. 5. Qualsiasi aspetto particolare o rilevante che hai notato nelle mie e-mail di esempio.”

Leggi la risposta di ChatGPT, rispondi con tutte le modifiche richieste e passa al prompt successivo, dove prepari il chatbot a ricevere le tue email e a fornire una risposta appropriata, in linea con quella che scriveresti tu stesso.

Usa questo prompt: “Dì, ‘Mostrami l’email’ e incollerò un’e-mail a cui vorrei una risposta. Si prega di scrivere una risposta di [specificare il numero di parole, frasi o paragrafi] di lunghezza, che includa [un complimento, una risposta alle loro domande, un breve racconto, una citazione ispiratrice, un sincero ringraziamento, ecc.] da la mia prospettiva e nel mio stile, come hai imparato dagli esempi e dalle informazioni biografiche.”

5. Crea risposte alle tue email

ChatGPT ora dovrebbe dire “mostrami l’email“, dopodiché puoi copiare e incollare un’email nel chatbot. La risposta dovrebbe essere della lunghezza specificata, contenere le informazioni richieste, utilizzare le parole che si adattano al tuo stile e rispondere alle domande come avresti fatto tu stesso.

Se sei soddisfatto, copia e incolla questa email al mittente e passa a quella successiva dopo aver aggiunto il prompt successivo. “Grazie, ti mando un’altra email. Per favore ora rispondi nello stesso modo, ma cambia [fai qualsiasi richiesta di stile qui.]”

Se non sei soddisfatto, spiega perché. Fai clic su “Regenerate response” o chiedi modifiche specifiche, ad esempio “rendila [più incisiva, più divertente, più breve, più empatica, più formale]“. Potresti anche dire “scrivi nello stesso modo includendo [questa informazione]“. Indipendentemente dal numero di richieste che aggiungi, la modifica sarà molto probabilmente un processo più rapido rispetto alla scrittura dell’email da zero.

Una volta assimilato questo processo, puoi ripeterlo ogni volta che devi scrivere molte email in una sola volta. Torna alla chat, fai sapere a ChatGPT che hai altre email da inviare e crea le risposte come preferisci.

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