Come fare i turni su Google Calendar per organizzare il lavoro senza stress

14/03/2023

By mariapinacoico96

Il team di Google mette a disposizione un insieme di applicazioni web based studiate per te che lavori professionalmente in ambiente cloud. Se sei un libero professionista o hai un’impresa, immagino sia per te fondamentale la corretta organizzazione di turni lavorativi, la necessità di condividere documenti sempre aggiornati, avere a disposizione un’agenda condivisa, indirizzi email personalizzabili e inviare messaggi diretti, con la finalità ultima di poter utilizzare al meglio tutti i suddetti strumenti.

Google Calendar è uno di questi strumenti, grazie al quale puoi organizzare in modalità condivisa incontri, appuntamenti, riunioni e attività. Uno dei principali punti di forza di questo strumento è la facilità con cui può essere condivisibile, permettendo l’aggiornamento real time. Da oggi in poi, potrai programmare in modo facile ed intuitivo le tue riunioni o eventi, ricevendo anche dei promemoria con memo a tempo per tutte le attività che decidi di svolgere durante la giornata.

Cosa si può fare con Google Calendar?

La struttura di Google Calendar rispetta pienamente quella di un vero e proprio calendario con dei fogli suddivisi in giorni, settimane e mesi. Ti permette quindi di avere sempre una visione completa e allo stesso tempo organizzata di tutti i tuoi impegni o turni lavorativi. Presenta, inoltre, una rubrica aggiornata di contatti, che puoi invitare ai tuoi eventi, sia in forma singola che di gruppo. Le persone che inviti hanno anche la possibilità di rispondere con un feedback come: si, no, forse.

Come impostare orario di lavoro su Google Calendar?

Allo stesso modo, hai possibilità di avvisare le persone che vogliono pianificare una riunione con te quando non sei disponibile, attivando l’orario di lavoro: si tratta però di un passaggio che puoi fare solo tramite computer e non dall’app Google Calendar.

In questo strumento di Google, come avrai capito, diventano prioritarie le tue disponibilità, che puoi gestire in modi diversi in base al dispositivo su cui lavori per aggiornare l’app: computer, Android, iphone/ipad. Se stai aggiornando da Computer, la prima cosa che ti consiglio di fare è attivare l’orario lavorativo in modo tale che tu o chi per te, possa regolarsi di conseguenza, e ti basterà:

Aprire Google Calendar
Fare clic in alto a destra sulla voce “Impostazioni”
A sinistra, sezione “Generali” clicca su “Orario di Lavoro” (se l’amministratore, a meno che non sia tu, ha attivato il luogo di lavoro, in questa sezione hai anche la possibilità di scegliere “Orario e Luogo di Lavoro”, puoi anche impostarlo in modo predefinito e condividerlo
A questo punto vai su “Abilita orario di lavoro”
Ora puoi selezionare giorni e orari in cui lavori
Puoi suddividere gli orari in cui lavori in base a quando sei disponibile (puoi aggiungere più di un periodo di tempo alla tua giornata selezionando “Aggiungi”)
Al contrario, per rimuovere, seleziona “Rimuovi”

Un’altra sorprendente funzionalità dello strumento Google è la possibilità di indicare quando sei fuori sede: vedrai il tuo calendario rifiutare automaticamente tutte le riunioni pianificate per quel periodo e non dovrai far altro che:

Aprire Google Calendar
Nella parte superiore del calendario fai clic sulla prima data nel quale non sarai disponibile
Clicca su Fuori Sede
Seleziona, poi, tutte le date nelle quali sarai fuori sede e puoi anche specificare un orario
(Facoltativo) per pianificare eventi fuori sede che si ripetono, sotto il giorno e l’ora selezionati, fai clic sul menù a discesa accanto a “Non si ripete” > puoi scegliere in questo modo una frequenza
(Facoltativo) Modifica le impostazioni e il messaggio di rifiuto
Fai clic su Salva

Se stai aggiornando da Android:

Apri l’app Google Calendar
Clicca su Crea > Luogo di lavoro
Per modificare l’intervallo di date fai clic sulle singole date
Fai clic su Salva

Seguendo la procedura suddetta, hai anche in questo caso, la possibilità di indicare il luogo di lavoro e quando sei fuori sede. Se stai aggiornando da Iphone/ Ipad, la procedura che dovrai seguire anche qui resta invariata a quella descritta per Android ma:

Sul tuo Iphone/Ipad puoi aggiungere il widget Calendar (hai così possibilità di vedere un’anteprima dei prossimi 7 o 12 eventi nella vista di oggi), questa funzionalità è attiva solo per iOS14 e versioni successive.
Puoi scegliere il “Luogo di Lavoro” digitando nella barra in alto
Successivamente “Salva”

Qualora decidessi di condividere il tuo calendario, tieni d’occhio le impostazioni sulla privacy del calendario: puoi infatti modificare le informazioni che gli altri vedono relativamente a specifici eventi:

Seleziona l’evento che desideri aggiornare
Salva su “Visibilità Predefinita”

Come modificare le impostazioni di Google Calendar

Puoi anche modificare le impostazioni di visualizzazione, di notifica e degli eventi del calendario, come la spaziatura e il set di colori nella sezione “Densità e Colore”. Inoltre, per non dimenticare gli eventi imminenti puoi scegliere di ricevere notifiche sul telefono, sul computer o via email modificando le impostazioni di notifica per tutti gli eventi che preferisci.

Google Calendar non smette qui di stupire, soprattutto, se viaggi spesso per lavoro: puoi, infatti, utilizzare l’app addirittura in fusi orari diversi. La sua struttura ti permette di modificare il fuso orario creando eventi in determinati fusi orari. Ciò può essere utile se un evento si verifica proprio mentre sei in viaggio o se stai creando eventi per persone che si trovano in diversi fusi orari. In più, puoi scegliere la lingua da utilizzare con Google Calendar. Se utilizzi uno screen reader con Google Calendar, puoi:

Creare e monitorare gli eventi
Inviare inviti ad altre persone
Accettare o rifiutare inviti

Non dimenticare, però, che puoi scaricare altri strumenti aggiuntivi al tuo Calendar compresi GoToMeeting e WebEx, per farlo:

Seleziona le “Impostazioni”
Fai clic su “Installa Componenti Aggiuntivi” e installa

Puoi anche organizzare conferenze nella sezione “Aggiungi Videoconferenze”. Se, infine, usi Google Calendar con il tuo Account di lavoro puoi visualizzare come gli utenti trascorrono il tempo durante le riunioni utilizzando “Informazioni sull’uso del tempo”, se non vedi questa impostazione, è possibile sia stata disattivata dall’amministratore.