Gmail: 10 azioni per pulire la casella di posta e iniziare bene il 2023

28/12/2022

By fogliotiziana

Se lo spazio disponibile sul tuo account Gmail è in esaurimento oppure vuoi semplicemente fare un po’ di pulizia nella tua casella di posta elettronica, ti spieghiamo come fare!

1. Accesso sicuro alla tua posta elettronica

Prima di tutto: accesso sicuro ai propri messaggi con semplici gesti come l’attivazione della doppia autenticazione o la scelta di una password complessa, per ridurre l’ingombro della propria casella di posta e proteggere così le proprie email. Gmail ti consiglia di:

Segui i suoi consigli sulla sicurezza,
Fai un controllo sulla privacy.

2. Archivia le email non importanti

Per liberare spazio nella tua casella di posta, puoi archiviare alcune delle tue email ricorrenti in modo che non vengano più visualizzate nella tua casella di posta generale.

Per archiviare uno o più messaggi su Gmail: seleziona il messaggio spuntando la piccola casella di fronte ad esso, quindi seleziona l’icona Archivio che assume la forma di una cartella e una freccia rivolta verso il basso. Queste e-mail verranno quindi spostate nella sezione Tutti i messaggi, visibile nel menu a sinistra.

3. Elimina le email ricevute che non sono mai state lette

Ti sorprende? Eppure… È molto probabile che la tua casella di posta sia piena di messaggi non letti. Queste e-mail che si moltiplicano e che probabilmente non aprirai mai occupano spazio inutile nella tua casella di posta.

Per trovarli facilmente: vai alla barra di ricerca situata sopra le tue e-mail e digita “is:unread”. Ora puoi selezionarli per eliminarli tutti in una volta.

4. Riduci lo spam segnalandolo al momento della ricezione

Anche se di solito vengono inseriti nella sezione Spam della tua casella di posta Gmail, alcuni messaggi indesiderati possono andare nel dimenticatoio. Vuoi segnalare un’email come spam? Seleziona il messaggio nella posta in arrivo, quindi sopra le e-mail, fai clic sul punto interrogativo cerchiato. Avrai quindi la possibilità di segnalare questo messaggio come spam. Allo stesso tempo, puoi bloccare l’indirizzo e-mail intrusivo e segnalare questi messaggi sulla piattaforma Signal Spam.

5. Elimina i file di grandi dimensioni allegati alle tue e-mail

Video, documenti, foto… Gli allegati allegati ai tuoi messaggi occupano molto spazio nella tua casella di posta Gmail. Fortunatamente, esiste un modo semplice e veloce per trovare questi file e quindi eliminarli.

Nella barra di ricerca, inserisci il comando “has:attachment” per visualizzare le tue email con allegati. E per scegliere come target gli allegati più pesanti, ad esempio 3 MB: digitare “size:3m”. È quindi possibile eliminarli selezionando le e-mail di propria scelta.

6. Disabilita le discussioni che si trascinano un po’ troppo a lungo

Fai parte dell’organizzazione quarantennale di un amico? Sei un testimone di nozze la prossima estate? Devi affittare un cottage per un gruppo di venti persone per la prossima vacanza? In tal caso, la funzione per disattivare l’audio di determinate chat può esserti utile e ti consentirà di non vedere tutti gli aggiornamenti. Per disabilitare determinati scambi:

Seleziona il messaggio in questione spuntando la casella in primo piano,
Fai clic sui tre puntini sotto la barra di ricerca,
Abilita Ignora conversazione.
Puoi trovare facilmente la tua conversazione cercandola dalla barra di ricerca.

7. Elimina i messaggi lasciati in modalità bozza

Hai iniziato un’e-mail l’anno scorso senza averla mai scritta e tanto meno inviata? È giunto il momento di eliminarlo per svuotare la tua casella di posta seguendo questi pochi passaggi:

Vai a Bozze,
Seleziona l’e-mail che desideri eliminare,
Fai clic su Elimina bozze.
Per eliminare più messaggi contemporaneamente, seleziona la casella sopra le tue e-mail che selezionerà tutti i messaggi e poi li eliminerà.

8. Annulla l’iscrizione alle newsletter che non leggi

Su Gmail, puoi annullare automaticamente l’iscrizione a una newsletter utilizzando la stessa azione dello spam, spiegata sopra. Quindi, selezioni il tuo messaggio, fai clic sul punto esclamativo cerchiato posto sopra le tue e-mail e, se si tratta di una newsletter, il servizio di messaggistica lo rileva automaticamente e ti propone di annullare l’iscrizione (oltre a offrirti di contrassegnarlo come spam).

Puoi anche andare alla newsletter ricevuta e cliccare sul link di cancellazione obbligatoria, che si trova in fondo alla pagina. Infine, strumenti come CleanFox ti consentono anche di ripulire automaticamente la tua posta elettronica.

9. Crea varianti e-mail per organizzarle

Per fare ordine nella tua casella di posta e quindi dissociare ad esempio le e-mail private dall’invio professionale, hai la possibilità di organizzare i tuoi messaggi in modo che non si trovino tutti nello stesso posto. Aggiungi semplicemente il segno + e una parola a tua scelta prima del segno @ del tuo indirizzo email.

Nei suoi suggerimenti per ottimizzare la tua casella di posta, Gmail utilizza questo esempio per spiegare come farlo.

Se il tuo indirizzo email di Google Workspace è cassy@solarmora.com, puoi:

Iscriverti alle newsletter con cassy+news@solarmora.com,
Consentire ai tuoi clienti di contattare cassy+questions@solarmora.com,
Segnalare problemi urgenti nella tua casella di posta contattando cassy+urgent@solarmora.com.

10. Svuota il cestino una volta eliminati i messaggi

Hai cancellato i messaggi che non ti interessano più, ma hai pensato di toglierli dal cestino per cancellarli definitivamente? Spesso dimenticata, questa azione è essenziale affinché le tue email inutili siano finalmente acqua passata.