Google Drive: 5 trucchi che ti aiuteranno a tenere in ordine i tuoi file e a trovarli in un attimo

01/08/2023

By fogliotiziana

Se la tua attività dipende da Google Drive, sai bene quanto sia importante lavorare in modo efficiente con questo servizio di cloud storage. Io stesso lo uso tutti i giorni e ho scoperto alcuni “trucchi” che mi aiutano a risparmiare tempo e fatica.

In questo articolo, voglio condividere con te questi utili consigli, che riguardano Drive e non le singole applicazioni che lo compongono (Docs, Sheets, Slides e Forms). Quindi, se cerchi consigli specifici su come usare uno di questi strumenti, ti consiglio di cercare altrove. Ma se vuoi migliorare il tuo lavoro quotidiano su Drive, sei nel posto giusto.

Detto questo, passiamo ai suggerimenti.

5 strategie per tenere in ordine i tuoi contenuti su Google Drive

1. Organizzare i file

Non c’è bisogno di dirlo, ma è essenziale organizzare le cartelle. Se salvi tutto nella directory principale di Google Drive, ti ritroverai con un vero e proprio caos. Anche se si creano cartelle in cui archiviare i documenti, se queste cartelle non sono organizzate, si passerà più tempo a cercare i file che a usarli.

Supponiamo, ad esempio, di lavorare con clienti o progetti specifici. Si potrebbe creare una cartella per il cliente A, il cliente B, il cliente C e il cliente D, oppure per il progetto 1, il progetto 2, il progetto 3 e il progetto 4. Se si lavora sia con i clienti che con i progetti, si può creare una cartella chiamata CLIENTI e un’altra chiamata PROGETTI, quindi creare sottocartelle chiamate Cliente A, Cliente B, Cliente C, Cliente D, ecc.

Questo trucco rende incredibilmente facile sapere dove si trova tutto in Drive senza doversi arrovellare il cervello.

2. Utilizzare un codice colore per i file

Per semplificare la gerarchia delle cartelle, basta assegnare un codice colore a ogni cartella, in modo da dover cercare solo il colore invece del nome. Per assegnare un codice colore a una cartella, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella in Google Drive e selezionare Organizza, quindi scegliere il colore desiderato dalla tavolozza.

3. Utilizzare la barra laterale delle attività

Se utilizzi spesso Google Drive, potresti aver bisogno di accedere rapidamente a un documento su cui hai lavorato di recente in una cartella. Supponiamo che abbia scritto un articolo per il tuo blog di cucina (es. In Cucina con me) e che abbia bisogno di controllare rapidamente qualcosa nel documento. Se apri Google Drive e seleziono la cartella In Cucina con me, il riquadro delle attività si alterna per mostrare solo le attività recenti associate a quella cartella. Puoi fare clic su uno qualsiasi di questi documenti per aprirlo rapidamente e fare ciò che ti serve.

4. Utilizzare la funzione Preferiti per accedere rapidamente a file e cartelle importanti

Hai alcuni documenti a cui devi fare riferimento regolarmente, ma sono sparsi nella tua gerarchia di cartelle di Google Drive. Mettersi a cercarli ogni volta è una gran perdita di tempo. Invece, puoi contrassegnare questi documenti con una stella: tutto ciò che devi fare è andare alla cartella delle stelle (preferiti) per trovarli.

Per contrassegnare un documento in questo modo, è sufficiente fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del documento, quindi su Organizza e Aggiungi ai preferiti.

Per accedere ai contenuti contrassegnati con le stelle, è sufficiente fare clic sulla voce “Starred” nella navigazione a sinistra di Google Drive per visualizzare tutti i documenti aggiunti a questa cartella.

5. Utilizzare lo strumento di ricerca avanzata

Infine, non esitare mai a utilizzare lo strumento di ricerca avanzata. La funzione di ricerca di base di Google Drive è già di per sé abbastanza potente, ma è necessario sapere esattamente come usarla. Naturalmente, è sempre possibile utilizzare la barra di ricerca standard, ma è necessario sapere cosa si sta facendo. Ad esempio, è possibile cercare un file PDF il cui nome (o contenuto) contiene “google drive” utilizzando una frase come questa:

tipo:pdf

È anche possibile cercare tutti i file PDF creati prima del 2022, con l’espressione:

before:2023-01-12 type:pdf

Esiste anche un modo più semplice per eseguire una ricerca dettagliata. Invece di imparare le formule per la ricerca di testo, fate clic sul pulsante Ricerca avanzata (l’icona sul bordo destro della barra di ricerca) e, quando appare la finestra pop-up, inizia a raffinare la ricerca selezionando un tipo di file, un proprietario, le parole contenute nel file, un nome per il file, una posizione, una data di modifica, approvazioni, condivisione con e follow-up.

Lo strumento di ricerca avanzata di Google Drive facilita la ricerca con criteri molto specifici.

Ecco cinque consigli molto semplici che renderanno la tua esperienza con Google Drive esponenzialmente più facile.