Impostare un file Excel in sola lettura su Microsoft Office

Di solito, se si condivide un foglio di calcolo Excel con qualcuno, questa persona è in grado di modificare liberamente il foglio. In alcuni casi, potreste voler inviare a qualcuno un foglio di calcolo con i dati, ma volete anche assicurarvi che non lo modifichi accidentalmente o intenzionalmente, in modo che i numeri rimangano precisi. Potete farlo facendo in modo che il foglio di calcolo sia in modalità sola lettura in Excel oppure potete convertirlo da Excel in un altro formato, come ad esempio un file PDF. Opzioni simili sono disponibili per altri software da lavoro come anche Microsoft Word.

Potete far diventare un foglio di calcolo in formato solo lettura per gli altri, in modo che le persone possano leggere i suoi contenuti ma non modificarli, oppure potete far rispettare altre restrizioni sui contenuti.

Per fare ciò, cliccate sulla scheda “File” nel menu, fai poi clic su Informazioni e nel riquadro generale selezionare la casella di controllo che si desira. Vi sono diverse opzioni, ad esempio si può decidere di “Aprire in sola lettura”, “Crittografare con password”, Proteggere il foglio corrente, la struttura della cartella di lavoro, limitare l’accesso..

Cancellare lo stato di sola lettura di una cartella di lavoro

Per cancellare lo stato di sola lettura è necessario essere il proprietario del file o avere privilegi di scrittura. Per farlo ti basterà aprire il Finder e selezionare la cartella di lavoro che si vuole proteggere. Nel menu file fare clic su Informazioni. Nel riquadro generale deselezionare la casella di controllo cliccata precedentemente.

Conversione in un file PDF

Un altro modo per proteggere un foglio di calcolo, un documento Word o qualsiasi altro file, è quello di inviarlo in formato PDF.

Molti programmi – tra cui Adobe Reader e la maggior parte dei browser Web contemporanei – possono aprire i PDF, ma i programmi non possono modificarli. Poco probabile che qualcuno modifichi accidentalmente un PDF piuttosto che apportare modifiche accidentalmente durante lo scorrimento di un foglio di calcolo o di un documento Word.

Per generare un PDF, utilizzare la finestra di dialogo di stampa su un computer Windows o MacOS. È possibile salvare l’output come PDF e distribuirlo con un’e-mail o un altro strumento di messaggistica.

Un aspetto negativo dell’utilizzo del PDF a questo scopo è che può essere più difficile selezionare e lavorare con i dati, se qualcuno vuole copiare i dati in un nuovo file di foglio di calcolo o avere un programma che elabora automaticamente i dati per eseguire i calcoli.

Leggi altre funzionalità di Excel quì.