Persi tra le scartoffie? La soluzione definitiva è la digitalizzazione dei documenti

Vi state perdendo tra le scartoffie? Questo accade soprattutto quando tutti i documenti sono compilati e conservati in forma cartacea o stampata. In questo caso, nonostante le ore trascorse, non riuscite a trovare i documenti richiesti. Cerchiamo di trovare una soluzione a questi problemi.

Poiché il mondo si sta innovando con la tecnologia, dovreste farlo anche voi. Oggi la tecnologia ha cambiato notevolmente il campo della documentazione introducendo una serie di strumenti di digitalizzazione dei documenti. Nelle sezioni seguenti parleremo di cosa sia la digitalizzazione dei documenti e dei diversi modi in cui rappresenta la soluzione definitiva.

Che cos’è la digitalizzazione dei documenti?

La digitalizzazione dei documenti è il processo di conversione dei documenti da forme stampate o cartacee a versioni digitali. Le versioni digitalizzate dei documenti sono facilmente archiviabili, gestibili e accessibili elettronicamente. I file o i documenti che possono essere digitalizzati sono:

• Fatture
• Contratti
• Rapporti
• Polizze assicurative
• Lettere
• Fotografie

Come avviene la digitalizzazione dei documenti?

La digitalizzazione dei documenti si effettua con le due fasi seguenti:

• Scanner o dispositivo di scansione: Nella prima fase, è necessario prepararsi a utilizzare uno scanner per la scansione e l’acquisizione delle immagini dei documenti fisici. A tale scopo, si può cercare una fotocamera o un altro tipo di dispositivo di acquisizione/scansione come uno smartphone, ecc.
• An OCR-Based Online Tool: La seconda cosa di cui avete bisogno è un convertitore online di immagini in testo. Questi convertitori si basano su una tecnologia speciale/avanzata nota come “OCR”. Questa tecnologia viene utilizzata per estrarre testo da immagine. In primo luogo, interpreta il testo su un’immagine e poi lo traduce/converte in una versione digitale del testo che è “modificabile”.

Metodi diversi attraverso i quali la digitalizzazione dei documenti è la soluzione definitiva

1. Comoda accessibilità

La comoda accessibilità è una delle soluzioni più degne di nota offerte dalla documentazione digitale. È possibile accedere ai documenti digitalizzati in qualsiasi momento. Inoltre, ha eliminato le barriere legate alla posizione. È quindi possibile raggiungere i file sia da postazioni remote che dall’ufficio in pochissimo tempo.  Inoltre, è possibile inviare o condividere i documenti file digitali con le persone collegate, semplicemente allegandole alle e-mail.

In questo modo si elimina il fastidio di dover passare molte ore a cercare e recuperare particolari informazioni o dettagli da documenti fisici. In definitiva, questo processo riduce la produttività.

2. Facile da conservare

Che si tratti di una casa o di un ufficio/professionale, lo spazio è sempre al primo posto. Per conservare la documentazione fisica, le persone sono costrette a creare degli schedari. Inoltre, nel caso delle grandi aziende, è necessario affittare grandi spazi o talvolta interi piani per dedicarli all’archiviazione dei documenti. Questo comporta un aumento dei costi che spesso possono raggiungere livelli enormi.

La digitalizzazione dei documenti è la soluzione migliore per ridurre la necessità di grandi aree di stoccaggio. Questa soluzione consente di risparmiare costi immensi. Inoltre, è possibile utilizzare le aree svuotate per migliorare le entrate.

3. Forma garantita

I documenti cartacei rischiano di finire nelle mani sbagliate. D’altro canto, la documentazione digitale migliora la sicurezza dei file, allontanandoli dal pericolo fisico degli spazi di stoccaggio. È possibile proteggere i dati digitali attraverso i server in cui è possibile limitare l’accesso alle informazioni sensibili. Inoltre, è possibile limitare l’accesso alle sole persone ufficialmente autorizzate.

Conclusione

La documentazione cartacea è una pratica obsoleta. La documentazione fisica è per lo più a rischio di furto, perdita di dati, accesso non autorizzato, perdita accidentale e danni. Tuttavia, la digitalizzazione dei documenti può essere nascosta o codificata con l’aiuto dell’elaborazione dei documenti per limitare l’accesso ai documenti sensibili/chiave. Nelle sezioni precedenti, ci siamo concentrati sui diversi modi in cui la digitalizzazione dei documenti può essere la soluzione definitiva: maggiore accessibilità, facilità di archiviazione e sicurezza.