5 consigli utili per usare al meglio Google Documenti

5 consigli utili per usare al meglio Google Documenti

Google Documenti (o Google Docs) è il programma di videoscrittura gratuito ideato da Google. Si trova incluso in Google Drive, insieme ad una suite di altri programmi da lavoro, come Google Fogli e Google Presentazioni.

Uno dei tanti vantaggi nell’usare Google Documenti, oltre al fatto che si tratta di una soluzione gratuita, è che permette di lavorare in cloud. Questo significa che puoi creare, salvare e modificare lo stesso documento da più dispositivi. L’unica cosa necessaria è essere loggato allo stesso account Google. Inoltre, puoi facilmente condividere i tuoi file e collaborare con i tuoi colleghi, anche in contemporanea.

Per tutti questi motivi, e non solo, Google Documenti è molto usato. Tuttavia, ci sono molte funzionalità che possono tornare utili e che non tutti conoscono. Per questo, voglio elencarti 5 consigli utili per usare al meglio Google Documenti, così da poter migliorare ancora di più la tua esperienza di lavoro con questi piccoli trucchetti.

1. Usa la digitazione vocale

Per velocizzare i tempi, quando devi scrivere su Google Documenti, puoi provare ad usare la digitazione vocale. Con questa funzionalità, è possibile digitare e apportare modifiche al testo, utilizzando solo la propria voce. L’unica cosa è che si tratta di una funzionalità disponibile solo nei browser Chrome.

Per mettere la dettatura del testo e fare la trascrizione tramite comandi vocali, assicurati prima che il microfono del tuo dispositivo funzioni e che sia acceso. Quindi, apri il foglio di lavoro, fai clic su Strumenti, nella barra degli strumenti in alto, e poi sull’opzione Digitazione vocale. Apparirà un riquadro con l’icona di un microfono. Facci clic sopra e inizia a dettare. Per finire, fai di nuovo clic sul microfono.

2. Imposta le tue sostituzioni automatiche

La modalità di sostituzione automatica su Google Documenti ti permette di creare scorciatoie di testo per parole o frasi che usi spesso. Funziona anche da correttore automatico per parole o simboli comuni, ma che sai di scrivere in modo errato. Questo ti permette di non perdere tempo a fare il controllo ortografico per andare a correggere tali errori.

Per impostare le tue sostituzioni automatiche, apri il documento e vai su Strumenti, nella barra degli strumenti in alto alla schermata. Ora, fai clic sulla voce Preferenze e, nel riquadro che apparirà, vai nella scheda Sostituzioni in alto. Infine, sotto a Sostituisci, inserisci la parola da sostituire, e sotto a Con, inserisci la parola da usare come sostituta. Finisci facendo clic sul pulsante Ok

3. Collabora alle bozze email

Grazie al nuovo aggiornamento, ora con Google Documenti è anche possibile creare bozze email e inoltrarle direttamente a Gmail. In questo modo sarà più facile collaborare alle email a cui più persone devono contribuire. I documenti di Google, infatti, possono essere modificati da tutti senza problemi.

Per creare una bozza email, ti basta andare su Inserisci, nella barra degli strumenti in alto alla schermata, e poi su Componenti di base. Infine, fai clic su Bozza di email. Apparirà un riquadro in cui poter inserire l’indirizzo email dei destinatari, l’oggetto e il corpo del testo. Una volta finito di scrivere, per inoltrare la bozza, fai clic sull’icona blu di Gmail a sinistra del riquadro.

4. Avvia videochiamate con Google Meet

Collaborare da remoto, come se si stesse tutti nella stessa stanza, adesso è ancora più facile, grazie alla nuova funzionalità integrata direttamente in Google Documenti. Google, infatti, ha da poco inserito un pulsante diretto a Google Meet all’interno dei fogli di lavoro. Avviando la videochiamata, tutti i partecipanti potranno vedere il tuo documento e collaborare con te da remoto e in tempo reale.

Per avviare la videochiamata, ti basta aprire il documento su cui stai lavorando e fare clic sull’icona di Google Meet, che si trova in alto a destra della schermata.

5. Usa la modalità di lavoro offline

L’unica cosa che potrebbe limitare il tuo lavoro su Google Documenti è che, per accedervi, hai bisogno di una connessione Internet. Ma con la modalità di lavoro offline, potrai lavorare ai tuoi documenti quando e ovunque vuoi, anche quando non hai una connessione stabile.

Per attivare l’accesso offline ai tuoi file, apri il documento e vai su File, nella barra degli strumenti in alto. Infine, fai clic sulla voce Rendi disponibile offline.