Come inserire le parti rapide su Outlook e il glossario

Come inserire le parti rapide su Outlook e il glossario

“Quick Parts”, conosciuto anche come “Parti Rapide” è un’interessante opzione che Microsoft Outlook ha lanciato per il suo client di posta nella versione 2017. Parti Rapide è stato messo appunto dalla Microsoft in sostituzione della funzionalità Glossario, presente nelle versioni precedenti di Outlook, e rappresenta una sorta di archivio di contenuti. Questi possono essere usati con l’obiettivo di inserire contatti, appuntamenti e tutte le attività da svolgere all’interno della mail di interesse.

Che cos’è Quick Parts/Parti Rapide di Microsoft Outlook

La Microsoft definisce Quick Parts/Parti Rapide di Outlook come dei “mattoni”. Questi mattoni, infatti, sono porzioni di contenuti conservati in archivio e che si possono riusare in tutte le occasioni in cui se ne presenta la necessità. Questi blocchi possono contenere una qualsiasi cosa: testi di breve, media o ampia lunghezza, ma anche immagini, tabelle, grafici, rappresentazioni, link, mappe, stili di formattazione e molto altro. Gli utenti, dunque, dovranno inserire soltanto gli eventuali file da allegare alla mail.

Essendo un’opzione fornita in dotazione da Microsoft Outlook, Quick Parts è una funzionalità sicura e affidabile. Quick Parts di Outlook supporta l’utente nelle molte attività che le app di terze parti, spesso, non sono possono gestire (formattazione di testi, realizzazione di tabelle, grafici, gestione di immagini…). Quick Parts di Outlook è una funzionalità gratuita, che non implica l’acquisto o l’installazione di alcuna componente.  Quick Parts di Outlook si installa facilmente e si usa con altrettanta semplicità.

Come creare Quick Parts/Parti Rapide di Microsoft Outlook?

Per creare Quick Parts/Parti Rapide di Microsoft Outlook, basterà fare queste operazioni:

  • lanciare ed eseguire Outlook;
  • cliccare sulla voce Nuova e-mail/Appuntamenti/Altre Opzioni;
  • digitare, selezionare e copiare il contenuto da archiviare come Parte Rapida di Microsoft Outlook (marchio/brand dell’organizzazione, saluto, nome, firma…);
  • cliccare sulla combinazione di tasti Ctrl+A;
  • selezionare le Parti Rapide di Microsoft Outlook realizzate;
  • cliccare sulla combinazione di tasti Ctrl+C;
  • copiare le Parti Rapide di Microsoft Outlook realizzate;
  • premere sulla voce Insert;
  • cliccare sulla voce Quick Parts;
  • premere su Save Selection to Quick Part Gallery;
  • alla visualizzazione della finestra di dialogo denominata Crea nuovo blocco predefinito, procedere con la configurazione di una serie di istruzioni, visualizzabili direttamente dal display. Le più importanti sono queste:

Name, che deve essere chiaro ed intuitivo;

Gallery, selezionando quella da inserire nel blocco di Parti Rapide di Outlook;

Category, che è una sottocartella della Gallery, qualora si abbia a disposizione almeno una serie di contenuti che si potrà usare nuovamente;

Description, un’istruzione facoltativa, che aiuta a descrivere il contenuto inserito;

Save in, la sezione in cui salvare i modelli di Parti Rapide di Outlook;

Insert Options, che aiuta ad illustrare le modalità di inserimento delle istruzioni digitate;

Insert content only, una funzionalità predefinita, che torna sempre utile;

Insert in its own paragraph, che consente di organizzare un contenuto secondo lo stile di un paragrafo;

Insert content in its own page, che organizza il contenuto all’interno di una pagina.

Dove si trovano le Quick Parts/Parti Rapide di Outlook?

È possibile trovare le Quick Parts/Parti Rapide di Outlook, facendo questi passaggi:

  • cliccare sul comando New Email;
  • mettere il cursore nel punto in cui si desidera introdurre le Quick Parts/Parti Rapice di Outlook;
  • cliccare sulla voce Insert Tab;
  • premere su Quick Tab;
  • sul display sarà possibile visualizzare una lista di Quick Parts/Parti Rapide di Outlook;
  • scegliere la voce da inserire nella mail.

Come cambiare le Quick Parts/Parti Rapide di Outlook?

Per cambiare le Quick Parts/Parti Rapide di Outlook, invece, bisogna agire nel seguente modo:

  • cliccare sulla voce Quick Parts;
  • sul display sarà possibile visualizzare una lista di Quick Parts/Parti Rapide di Outlook
  • effettuare un click con il tasto destro del mouse sul comando da cambiare;
  • premere sulla voce Edit Properties;
  • accedere alla finestra di dialogo Modifica blocco predefinito;
  • effettuare le modifiche a tutte le voci nell’elenco delle Quick Parts/Parti Rapide di Outlook;
  • premere sulla voce OK.

Come eliminare le Quick Parts/Parti Rapide di Outlook?

Per eliminare le Quick Parts/Parti Rapide di Outlook, invece, basterà fare questi passaggi:

  • cliccare sulla voce Quick Parts;
  • sul display sarà possibile visualizzare una lista di Quick Parts/Parti Rapide di Outlook
  • effettuare un click con il tasto destro del mouse sul comando da cambiare;
  • premere su Organize and delete;
  • sul display apparirà una nuova schermata di Building Blocks Organizer.

3 metodi per utilizzare le Parti Rapide di Outlook

Esistono 3 metodi per utilizzare le Parti Rapide di Outlook:

1. Utilizzare le Parti Rapide di Outlook dalla Galleria

Il primo metodo per utilizzare le Parti Rapide di Outlook è quello di usare l’opzione Galleria. Le operazioni da svolgere sono le seguenti:

  • scrivere la mail;
  • cliccare in un punto della mail e introdurre la Parte Rapida di Outlook;
  • premere sulla voce Insert;
  • cliccare sulla voce Quick Parts;
  • visualizzare alcune Parti Rapide di Outlook salvate;
  • introdurre le Parti Rapide all’interno della mail.

2. Utilizzare le Parti Rapide di Outlook con il Tasto di Scelta Rapida F3

Il secondo metodo per utilizzare le Parti Rapide di Outlook, che è sicuramente il più veloce da mettere in pratica, è quello di ricorrere al Tasto di Scelta Rapida F3. I passaggi da fare sono questi:

  • cliccare nel punto della mail in cui introdurre la Parte Rapida di Outlook;
  • attribuire un nome alla porzione di Parte Rapida;
  • cliccare sul Tasto di Scelta Rapida F3.

3. Utilizzare le Parti Rapide di Outlook con il tasto Invio

Il terzo metodo per utilizzare le Parti Rapide di Outlook, simile a quello che ricorre all’uso del Tasto di Scelta Rapida F3, è quello di usare il tasto Invio. Le operazioni da svolgere sono le seguenti:

  • cliccare nel punto della mail in cui introdurre la Parte Rapida di Outlook;
  • attribuire un nome alla porzione di Parte Rapida;
  • cliccare il tasto Invio.

Ti consiglio di leggere anche…

Come passare a Gmail da Microsoft Outlook

Come risolvere il problema “L’operazione non è riuscita a causa di un messaggio di errore di registro o di installazione in Outlook”

Come inviare documento PDF via email con Microsoft Outlook da PC e Smartphone