Come scrivere una email ad un professore universitario

Se anche tu sei iscritto all’università, saprai sicuramente che uno dei peggiori incubi a livello di amministrazione e comunicazione è proprio il fatto di contattare i tuoi professori tramite email. 

Nonostante le email siano un mezzo di comunicazione semplice e veloce che siamo tutti abituati ad utilizzare con naturalezza, ciò non significa che scrivere una email ad un professore universitario sia la stessa cosa di scrivere una qualsiasi email, sia per la struttura, sia per lo stile che per le formule da utilizzare al suo interno.

Se non vuoi fare gaffe nelle prossime email che scriverai e se vuoi sapere anche tu qualche consiglio su come scrivere correttamente una email ad un professore universitario, leggi questo articolo e le tue prossime email saranno più che formali ed adeguate!

• indirizzo di posta elettronica ed oggetto della mail
• Saluti, presentazione e preambolo
• Stile del corpo centrale
• Saluti finali e revisione

Indirizzo di posta elettronica ed oggetto della mail

Per prima cosa, devi sapere che molto spesso i professori utilizzano la mail come unica forma di comunicazione o comunque come quella dove rispondono più velocemente e frequentemente.

Devi immaginare quindi la loro casella di posta elettronica come uno spazio pieno ogni giorno di tantissime email da parte di tantissimi utenti diversi, la cui maggior parte sono studenti.

Poiché nella maggior parte delle applicazioni e web app di posta elettronica le uniche informazioni visibili a primo impatto nell’home page iniziale della posta in arrivo sono il nome del mittente e l’oggetto della mail, è fondamentale curare questi primi due aspetti prima di iniziare a scrivere una email ad un professore.

È infatti molto importante assicurarsi che il proprio indirizzo email non contenga nickname imbarazzanti o non adeguati per scrivere ad un professore universitario: verifica l’indirizzo da cui vuoi inviare l’email e, nel caso non sia consono, cambialo per non fare gaffe.

Inoltre, è fondamentale specificare l’oggetto della mail per far comprendere nell’immediato il motivo per cui stai scrivendo al tuo professore: sii breve e conciso nell’oggetto della mail, poche parole ma efficaci (ad esempio, “Iscrizione esonero 3 aprile 2020 corso di laurea H45”).

Saluti, presentazioni e preambolo

A questo punto, puoi iniziare a scrivere la tua email. Il primo elemento a cui fare attenzione è la parte iniziale dei saluti: ricorda che non stai scrivendo ad un tuo amico o confidente, quindi è importante che la formalità dell’email sia presente sin dai saluti iniziali.

Utilizza espressioni quali “Gentile professore/ssa” o “Buongiorno/Buonasera professore/ssa”, che non rischiano di essere troppo confidenziali né troppo formali a livello esagerato.

Una volta effettuati i saluti iniziali, è buona norma presentarsi, fornendo al destinatario informazioni in merito a nome, cognome, corso di laurea, curriculum e ovviamente la materia per cui stai contattando il professore.

A questo punto, puoi iniziare il preambolo dell’email in cui annunci brevemente il motivo per cui stai scrivendo al professore, coerente con l’oggetto prima inserito. Ricorda: il professore è nella maggior parte dei casi molto impegnato e pieno di mail a cui rispondere, quindi vai dritto al punto e non fornire introduzioni inutili e prolisse sull’oggetto della tua mail.

Stile del corpo centrale

Come già accennato in precedenza, la comunicazione nel corso di tutta la mail deve essere chiara, concisa e sintetica, cercando allo stesso tempo di essere esaustivi nell’esprimere la richiesta per cui si sta scrivendo al professore.

Ricorda sempre di essere sempre gentile, di parlare con educazione, di dare del lei, di scrivere secondo uno stile formale, di andare dritto al punto e di scrivere per paragrafi nel caso in cui si trattasse di una mail più lunga o divisa per punti in base alle varie richieste. 

Saluti finali e revisione

Una volta conclusa la stesura della tua email, puoi procedere con la scrittura dei saluti finali. Usa formule standard come “Mi scuso per il disturbo e la ringrazio anticipatamente per l’attenzione”, per poi procedere con una conclusione che nella maggior parte dei casi può essere tranquillamente costituita dalla formula “Cordiali saluti” e dalla propria firma. (Ricorda di andare a capo per ognuno di questi elementi).

Infine, procedi con la revisione della tua email: rileggendola, ti accorgerai sicuramente di qualche espressione che non suona bene, poco formale, o semplicemente di qualche errore linguistico o di battitura.

Una volta concluso anche quest’ultimo passo, sei pronto per inviare l’email al tuo professore universitario e sperare di ottenere ciò per cui gli hai scritto in tempi brevi!