Microsoft Teams: come chattare con qualcuno esterno all’azienda

Microsoft Teams: come chattare con qualcuno esterno all’azienda

27/01/2022 0 By fogliotiziana

Non è necessario passare alla modalità ospite, ora puoi chattare con persone esterne alla tua azienda su Microsoft Teams. Annunciata tramite un post sul blog, questa nuova funzionalità mira a facilitare la comunicazione con i partner esterni. Sono state messe in atto misure di sicurezza per prevenire gli abusi.

Come chattare con qualcuno al di fuori della tua organizzazione in Microsoft Teams

Non esiste una procedura specifica per avviare una chat con un utente che non fa parte della tua azienda. Devi solo avere il suo indirizzo email o numero di telefono, come qualsiasi membro della tua organizzazione. L’interessato riceverà una richiesta di messaggio sul proprio account Teams personale. Microsoft specifica che “se la persona con cui vuoi chattare non è già un utente di Teams, riceverà un’e-mail o un SMS che lo invita a partecipare alla conversazione utilizzando un account personale. Quando si iscrive e accede al suo account Teams personale, sarà in grado di partecipare alla chat“.

Al contrario, le persone esterne all’azienda possono anche provare a contattare un collaboratore utilizzando l’indirizzo email professionale dell’utente che desiderano contattare.

Una volta accettato l’invito tramite messaggio, puoi interagire completamente con il tuo contatto esterno: discussione individuale, discussione di gruppo, aggiunta a conversazioni esistenti. È anche possibile inviare e ricevere messaggi che contengono GIF e media. Microsoft afferma che questa funzionalità è in fase di implementazione e dovrebbe essere presto disponibile per tutti gli utenti.

Per evitare potenziali overflow relativi a questa funzionalità, Microsoft ha implementato diverse misure di sicurezza per gli amministratori dell’azienda. È così possibile controllare il livello di accesso, grazie ad un controllo degli accessi in entrata e in uscita. Infatti, gli amministratori possono attivare o disattivare l’autorizzazione per gli utenti a inviare o ricevere inviti a comunicare con membri esterni. Le autorizzazioni sono abilitate per impostazione predefinita, ma è possibile modificare questa impostazione tramite l’interfaccia di amministrazione di Teams, nella scheda Accesso esterno.

Altre funzionalità di sicurezza offerte da Microsoft Teams includono:

Richiesta messaggio: quando si riceve un messaggio da un utente che non è nei contatti, viene visualizzato un messaggio di prevenzione per offrire di accettare la richiesta o per bloccare il contatto se non è desiderabile. È possibile visualizzare in anteprima i messaggi ricevuti prima di effettuare la scelta.

  • Badge esterno: i profili degli utenti esterni a un’organizzazione sono facilmente identificabili tramite un badge specifico, visibile nella chat e nell’intestazione della chat.
  • Controlli anti-spam: Teams controlla sistematicamente il contenuto dei messaggi inviati per evitare il più possibile lo spam. Se la piattaforma rileva la presenza di spam, il messaggio non verrà recapitato.
  • Limite messaggi: non è possibile inviare più di 10 messaggi a un utente che non ha accettato la richiesta del messaggio. Oltre questo limite, i messaggi aggiuntivi non verranno recapitati.
  • Sicurezza dei dati personali: solo il nome e l’indirizzo email sono visibili a un contatto esterno. Altri identificatori e la foto del profilo sono nascosti per la sicurezza dell’utente.
  • Gestione della visibilità: gli utenti dell’account personale di Teams possono gestire la propria visibilità nelle impostazioni e rinunciare a essere individuati da altri utenti di Teams.