Come impostare le autorizzazioni di condivisione di Drive per gli utenti

Come impostare le autorizzazioni di condivisione di Drive per gli utenti

Google Drive è un servizio offerto da Google che permette di caricare documenti, foto o intere cartelle in Cloud e quindi di memorizzarle e sincronizzarle online.

Accedere a Drive è semplicissimo, basta visitare il sito https://drive.google.com/ e accedere al proprio account. Successivamente verranno visualizzati su “Il mio Drive” i file o le cartelle che sono stati sincronizzati o che hai creato.

Dalla pagina è possibile caricare file direttamente dal tuo computer o crearne uno nuovo scegliendo tra Documenti, Fogli di Lavoro, Presentazioni o Moduli. Una volta creato il file è sempre possibile modificarlo o condividerlo con altri utenti. Condividendolo altre persone possono visualizzare il file, modificarlo e se necessario aggiungere anche dei commenti.

Come condividere un file tramite Google Drive?

Per condividere un file Drive è solamente necessario, dopo aver effettuato l’accesso a Drive, fare clic sul file che ci interessa condividere e poi cliccare sul pulsante in alto a destra con la scritta Condividi o Condividi .

Grazie a Drive è possibile condividere anche più documenti semplicemente cliccando sulla tastiera Maiusc e selezionando il numero di file che ci interessa condividere ( 2 o più ) per poi cliccare come già spiegato prima sul tasto Condividi.

Per condividere il file con persone specifiche, dopo aver effettuato i passaggi già affrontati,  inserire l’indirizzo mail della persona o delle persone con cui si vuole condividere il file nella sezione “Condividi con persone o gruppi”.

Come impostare le autorizzazioni di condivisione di Drive degli utenti?

Usando Drive è possibile, una volta condiviso il file, scegliere le autorizzazioni per le unità organizzative o per il dominio e successivamente personalizzarli in base al gruppo di utenti.

I passaggi da seguire sono i seguenti:

1- Aggiungi un’unità organizzativa per ogni reparto o per dominio.

2- Sposta nelle unità organizzative gli utenti che ci interessa coinvolgere.

3- Imposta le autorizzazione di condivisione per unità organizzative.

Una volta effettuati questi passaggi è possibile consentire agli utenti coinvolti  di condividere elementi con altre persone, limitarne la condivisione bloccando alcuni domini esterni non attendibili o circoscriverli all’interno della propria organizzazione. Il sito permette allo stesso tempo di controllare i file archiviati o di la creazione di file condivisi consentendo anche ad altri utenti di rendere pubblico uno specifico file o gruppo di documenti.

Per impostare le opzioni di condivisione è possibile utilizzare un link in caso il file non fosse tra i Drive condivisi ma solo su Il mio Drive oppure usare le opzioni di Controllo di accesso che verifica che i destinatari abbiano accesso ai file. Il servizio, inoltre, richiede agli utenti di fornire l’accesso nel caso in cui gli utenti:

  • – Inviano messaggi di Gmail o di Google Chat contenenti link a file che non sono stati condivisi con i destinatari.
  • – Menzionano qualcuno in un commento a un documento e quella persona non ha accesso al documento.
  • – Allegano file a eventi di calendario i cui invitati non hanno accesso ai file.

L’amministratore può specificare il livello di accesso che gli utenti possiedono facendo ricorso alla Console di amministrazione Google con un account amministratore e cliccando su opzioni di condivisione. E’ possibile che una volta selezionato, il file non si apra oppure che venga richiesta l’autorizzazione.

Se il file non si apre è possibile che o che il proprietario non ti abbia ancora concesso l’autorizzazione o che tu abbia eseguito l’accesso da un account diverso da quello autorizzato oppure l’accesso potrebbe essere stato rifiutato perché qualcuno ha rimosso la tua autorizzazione per la visualizzazione del file.

Se invece viene richiesta l’autorizzazione è semplicemente necessario fare click su “Richiedi accesso” in modo che il proprietario del file riceva una mail che gli permetta di approvare o meno la richiesta.