Come pianificare la tua prima riunione su Zoom

Come pianificare la tua prima riunione su Zoom

01/03/2022 0 By Rosy Chianese

Il mondo della comunicazione è molto cambiato, ci affidiamo sempre più spesso ad applicazioni che ci permettono di stare sempre interconnessi tra di noi pur essendo distanti fisicamente. Un buon modo per farlo è servirsi delle videoconferenze. In questo ci viene in aiuto Zoom che è una piattaforma molto diffusa e di facile utilizzo. Zoom può essere impiegato in vari settori, si è rivelato molto importante per il lavoro in smart working e nel mondo della scuola per organizzare lezioni in diretta tra studenti e docenti ma anche per semplici chiacchiere con amici e famigliari. Grazie al suo cloud puoi fare chiamate sia video che audio ed inoltre, un’altra funzione molto importante è quella di poter registrare la riunione in modo da rivederla o riascoltarla quando vorrai. Mentre utilizzerai Zoom scoprirai che la piattaforma ha audio e video eccellenti e degli strumenti molto utili come le chat di testo e la possibilità di condividere lo schermo per mostrare i documenti a tutti, o anche dare istruzioni su una determinata attività in condivisione. La versione base è gratuita ed inoltre non serve che ti registri per creare un account. Potranno partecipare ben 100 persone per una durata massima di 40 minuti. Zoom ti permette di scegliere varie funzioni in base alle tue esigenze.

Perché Zoom è diverso dagli altri

Le piattaforme tradizionali utilizzate per le riunioni online, come ad esempio Skype, si basano sulla comunicazione IP di un determinato dispositivo che, lavorando da sistema di controllo, riesce ad associare più dispositivi. Di solito questo tipo di applicazioni possono connettere al massimo fino a 24 utenti. Si tratta di soluzioni gratuite o con un costo relativamente basso ma che non risolvono le esigenze delle aziende, in quanto le stesse hanno bisogno di funzionalità più adeguate a organizzare i vari meeting. Zoom, a differenza di queste soluzioni, è una piattaforma di videoconferenza cloud che permette, oltre a far partecipare 100 utenti alla stessa riunione, di usare il sistema video in H323 SIP. Zoom garantisce, inoltre, che le tue conversazioni sono protette da un protocollo di sicurezza. Si differenzia dagli altri per le varie possibilità che offre nello specifico hai, infatti, una Zoom Room con cui crei videochiamate che puoi registrare, Zoom Phone con cui fare chiamate vocali utilizzando la rete dati o wi-fi, con Screen Share Zoom puoi condividere lo schermo con coloro che partecipano alla riunione ed infine, con Webinar Zoom organizzi, su un tuo spazio, corsi online con altri 100 utenti. 

Beh mi sembra che di motivi per scegliere Zoom ne hai!

Come pianificare la tua prima riunione su Zoom

Non è sempre facile ricordarsi i vari impegni, proprio per questo con Zoom hai la possibilità di pianificare una riunione o una videochiamata ed inviarla ai calendari di tutti i partecipanti. Per poter usufruire di questa funzione, prima di tutto scarica Zoom, puoi farlo sia su PC Windows, Mac, iPhone, iPad e Android. Vai sul tuo account e clicca su Pianifica. Qui sceglierai l’ora, la data, la durata e il nome della riunione oppure, se si tratta di una riunione che organizzi con frequenza, clicca su Riunione ricorrente.

Successivamente ti verrà chiesto di inserire un ID riunione. Se è una riunione di lavoro ti consiglio di utilizzare la voce Genera automaticamente, per altro tipo di riunioni inserisci ID riunione personale. Ti suggerisco di memorizzare una password che abbia un alto livello di protezione.

Hai a disposizione anche delle opzioni per attivare o disattivare l’audio e il video, quando gli utenti partecipano alla riunione. Per finire, Zoom ti offre, anche, una funzione che ti farà scegliere se inoltrare l’invito a Outlook, Google Calendar o su un altro un tipo di calendario. 

Fatto questo clicca sul Pianifica e hai appena terminato di organizzare la tua prima riunione su Zoom!