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Come risparmiare tempo a lavoro con Microsoft Office

Come risparmiare tempo a lavoro con Microsoft Office

10/03/2021 0 By miriampaterna

A lavoro, come nella vita in generale, il tempo è fondamentale: non solo non possiamo sprecarlo perché non possiamo riaverlo indietro in alcun modo, ma dobbiamo anche fare attenzione a sfruttarlo in ogni sua minima parte perché è spesso limitato. Soprattutto a lavoro, spesso abbiamo troppe cose da fare per il poco tempo che abbiamo a disposizione, quindi strumenti tecnologici che ci aiutano in questo senso potrebbero essere indispensabili per essere più produttivi in ambito professionale.

Se sei in possesso di un Pc e di Microsoft 365 Windows 10, ad esempio, sappi che esistono diverse funzionalità che, soprattutto a lavoro, ti aiuterebbero a velocizzare alcuni procedimenti ed attività: tra queste, troviamo ad esempio Windows Hello, Timeline, appunti Cloud, ricerche e analisi dati.

Se vuoi sapere anche tu come risparmiare tempo a lavoro con Microsoft Office, continua a leggere questo articolo! Sono sicura che alla fine della lettura sarai in grado di raggiungere anche tu questo obiettivo al meglio!

1. Usare My Analytics per comprendere come si usa il tempo

Lo strumento My Analytics fornito da Microsoft permette di visualizzare un dettagliato riepilogo ore, suddivise ad esempio in ore dedicate alle riunioni, ore dedicate alla posta elettronica, ore produttive e ore fuori orario lavorativo. Il tutto accompagnato da simboli, leggende e statistiche che mettono in relazione le proprie abitudini con il riepilogo ore della giornata stessa.

Per sfruttare questo strumento, basta aprire la dashboard di My Analytics: per farlo, recati sulla posta elettronica di Outlook ed apri un qualsiasi messaggio nella posta; seleziona poi su “My Analytics” ed infine sul grafico a barre per aprire il riepilogo ore.

2. Utilizzare il riconoscimento del viso per effettuare rapidamente l’accesso

Oltre al riepilogo ore che permette di gestire al meglio il proprio tempo, esistono altre funzionalità che nel tuo Pc ti permettono di risparmiare più tempo possibile, velocizzando quelle semplici attività e processi che a lungo andare potrebbero togliere tempo prezioso alla tua produttività. Tra queste, esiste ad esempio Windows Hello, il sistema di riconoscimento facciale del tuo PC: se lo supporta, recati nelle impostazioni del tuo computer dal menu Start, seleziona poi Account > Opzioni di accesso > Riconoscimento del volto e clicca infine su “Configura”. 

In questo modo, oltre ad avere un sistema più sicuro che vieta ad altri l’accesso al tuo dispositivo, non dovrai perdere tempo ogni volta ad accedere al tuo computer con password o altri codici. 

3. Trova e firma rapidamente file e contratti

Un’altra funzionalità presente in molti Pc, ma particolarmente avanzata soprattutto in quelli windows, è la veloce modalità di ricerca di un qualsiasi contenuto nel proprio dispositivo.

Invece di perdere tempo ad aprire e chiudere cartelle in cerca di un determinato file, magari perché non si ricorda dove era stato salvato, la modalità di ricerca presente nella barra in basso, accanto al menu Start, permette di trovare rapidamente qualsiasi file, app, impostazione o anche contenuti sul web, se non si trovano sul dispositivo i contenuti desiderati. 

Ancor più efficace per la produttività ed il risparmio di tempo è la firma e l’invio di contratti e documenti direttamente dal proprio pc: soprattutto se esso supporta la modalità tocco o la penna, è sufficiente aprire il file da firmare, ad esempio un PDF e cercare l’opzione di Disegno o di Aggiunta note, denominata in maniera diversa in base all’applicazione con cui viene aperto il file. Infine, basta salvare le modifiche ed inviarlo tramite posta elettronica o condividerlo tramite OneDrive, e si sarà risparmiato decisamente parecchio tempo, invece di stampare, firmare manualmente e scannerizzare di nuovo il documento in questione.