Come trasferire i file di Google Drive a un nuovo account proprietario

Come trasferire i file di Google Drive a un nuovo account proprietario

15/03/2022 0 By Redazione

Viviamo, lavoriamo e studiamo in mobilità. Una ricerca di gruppo, una relazione complicata, perfino la lista della spesa nascono sul desktop, vengono elaborate sul notebook e sono visualizzate sullo smartphone. Quello che una decina di anni fa poteva sembrare fantascienza oggi è normale, verrebbe da dire scontato. Tutto questo ha un nome preciso: “cloud”, la nuvola virtuale dove teniamo al sicuro, ma sempre disponibili, gli archivi informatici importanti. Fra i vari servizi di “cloud storage”, alcuni gratuiti altri a pagamento, disponibili su internet, oggi parliamo di Google Drive, il servizio di archiviazione basato su cloud gratuito che consente agli utenti di archiviare e accedere ai file online. Il servizio sincronizza i documenti memorizzati, le foto e altro su tutti i dispositivi dell’utente, inclusi dispositivi mobili, tablet e PC. Per impostazione predefinita, quando creiamo o carichiamo un file qualsiasi su Google Drive, ne diventiamo automaticamente i proprietari. Questo significa che noi, e solo noi, possiamo aprire i file, modificarli, salvarli e cancellarli. Naturalmente abbiamo la possibilità di condividere i file con altre persone, per consentire loro di collaborare alla stesura di un documento importante. E, in alcuni casi, potremo decidere di lasciare a un altro il compito di gestire e coordinare il gruppo di lavoro che lavora su quella particolare cartella o quel documento.

Prima di Procedere

L’amministratore di Google Drive può cambiare il proprietario di un file o di una cartella ma solo se entrambi gli utenti appartengono alla sua stessa organizzazione. Questo, di solito, si rende necessario quando qualcuno lascia la nostra organizzazione in modo da poter salvare i documenti prima di eliminare l’account di chi sta lasciando. Teniamo sempre ben presente che una volta eliminato un account il suo Google Drive non potrà essere più recuperato. Un amministratore di Google Drive oculato molto probabilmente, prima di tutto, sposterà il contenuto su un Drive Condiviso in modo da avere una situazione cristallizzata a un determinato momento. Assegnando i nuovi partecipanti al Drive condiviso tutti saranno proprietari e, di conseguenza, se il vecchio proprietario lascia l’organizzazione o viene eliminato gli altri membri potranno continuare ad accedere ai file. Prima di procedere, poi sarà indispensabile assicurarsi che il nuovo proprietario abbia spazio sufficiente sul suo Drive e avvisarlo che, fino al termine delle operazioni di trasferimento della proprietà, non potrà aggiungere o sincronizzare file. Se vogliamo trasferire anche i file eliminati ma ancora nel cestino bisognerà ripristinarli, magari creando una cartella a tale scopo.

Trasferire tutti i file di un utente

Teniamo presente che il trasferimento della proprietà di molti file e cartelle o di una struttura di directory complessa potrebbe richiedere diverso tempo prima di darci una visualizzazione corretta. Il primo passo da compiere è di accedere alla Console di amministrazione Google con l’account di amministratore e non con il nostro personale. Dalla Console di amministrazione selezioneremo Applicazioni (il quadrato con 9 puntini) > Google Workspace > Drive e Documenti. Scorriamo la pagina per trovare la voce “Trasferisci proprietà” e facciamo clic. Selezioniamo dall’elenco a discesa “Dell’Utente” l’indirizzo email dell’attuale proprietario e poi, nella casella “All’utente”, l’indirizzo di posta elettronica del nuovo proprietario e, infine, clicchiamo su “Trasferisci file”. Al termine dell’operazione il sistema invierà un messaggio mdi posta elettronica sia all’amministratore sia al vecchio proprietario; il nuovo proprietario troverà nel suo Drive una nuova cartella che avrà come nome l’indirizzo del vecchio proprietario. Teniamo presente che, fino a che non elimineremo l’account del vecchio proprietario questo potrà ancora modificare i file.