Cosa sono e a cosa servono le applicazioni Google Workspace

Cosa sono e a cosa servono le applicazioni Google Workspace

15/02/2022 0 By Rosy Chianese

Google Workspace (precedentemente noto come G Suite) è un insieme di software e strumenti che Google propone in abbonamento. Google Workspace è utilizzato da Milioni di organizzazioni in tutto il mondo per la posta elettronica professionale, l’archiviazione di file, le videoconferenze, i calendari online, la modifica di documenti e tanto altro ancora. Anche se tutti gli strumenti disponibili all’interno di questa suite hanno versioni gratuite, Google Workspace è un servizio a pagamento. Un’altra cosa importante da sapere è che funziona su qualsiasi tipo di dispositivo utilizzato e gli applicativi sono sempre disponibili nel web attraverso il proprio browser preferito o come app sul dispositivo mobile. Ma quali sono le principali applicazioni disponibili? Scopriamolo insieme!

Quali sono le applicazioni su Google Workspace

Il software di Google fornisce un insieme di applicazioni standard, identiche per tutti i tipi di clienti. Gli applicativi di base di Workspace sono i seguenti:

Gmail

Meet e Chat

Calendar

Drive

Documenti di Google, Fogli, Presentazioni

Moduli e Sites

Keep

Apps Script

Cloud Search

Ora che hai scoperto le applicazioni standard di Google Workspace vediamo insieme a cosa servono e quali sono le principali funzioni

A cosa servono le applicazioni di Google Workspace

Gmail: si tratta dell’account professionale del servizio di posta elettronica offerto da Google. Potrai utilizzare il nome di dominio della tua azienda, avere diritto ad uno spazio di archiviazione sia di Gmail che di Google Drive più ampio rispetto alla versione gratuita, potrai accedere alla tua mail anche in modalità offline ed avrai un massimo di 30 secondi per annullare una mail già inviata. Inoltre, se stai mandando una mail confidenziale, potrai attivare la modalità riservata impostando la scadenza del messaggio e/o un codice di accesso via SMS.

Meet e Chat: Google Meet inizialmente aveva il nome di Google Hangouts Meet, è disponibile per chi ha un account Google e la sua funzione principale è quella di fare videoconferenze aziendali di gruppo a cui possono partecipare fino a 250 persone contemporaneamente senza limiti di tempo. Basta un semplice invito via mail tramite Google Calendar: su cui cliccare per iniziare la call. Con Google Chat, inoltre, avrai un servizio di messaggistica in tempo reale, integrata in tutti gli applicativi Workspace, veloce e semplice ma di uso professionale. Puoi condividere documenti sul Drive, sapere se sono state fatte modifiche a un documento condiviso, mettere in calendario un appuntamento importante o organizzare videocall direttamente dalla chat. Puoi accedere a Chat anche da Gmail, così da creare un unico luogo virtuale in cui avere le varie conversazioni.

Google Calendar: è un’applicazione collegata al proprio account di Google che potenzia le funzionalità delle app attraverso la sincronizzazione di appuntamenti, date importanti e prenotazioni con il calendario interattivo. Puoi creare un evento su Google Calendar invitando persone e gruppi, condividere il calendario con i tuoi contatti, importare e esportare i dati su PC e smartphone. Con Gmail Calendar puoi sincronizzare Gmail con il calendario e tramite una email o una notifica che ti ricorderà l’impegno non dimenticherai più prenotazioni di viaggi o di voli o altro!

Google Drive: è un servizio di archiviazione e di sincronizzazione di Google, gratuito fino a 15 GB ma puoi ampliarlo con dei piani a pagamento. Ti permette di avere tutti i tuoi file in un unico luogo e, se lavori online, è molto utile perché puoi condividere con i colleghi file senza utilizzare dispositivi fisici e fare tutte le modifiche che ti occorrono creando i file direttamente in Google Drive. Se hai bisogno di creare file di tipo Word utilizza Google Docs, Google Sheet per fogli di calcolo in formato Excel e Google Presentazioni per i file multimediali tipo Power Point.

Documenti di Google, Fogli, Presentazioni: Documenti è un programma di videoscrittura e per accedervi basta avere un account Google. È legato alle funzioni di Google Drive perché permette di creare e conservare documenti ma anche di condividerli, attraverso piattaforma, con altri utenti. Tutti i tuoi testi verranno salvati in automatico su Google Drive. Fogli è molto simile a Excel, Presentazioni a Power Point. Il primo ti permette di creare da zero, caricare e modificare i fogli di calcolo, il secondo le presentazioni multimediali. Molto utile è il salvataggio elettronico automatico e la possibilità di importarli da Gmail e di averli sempre a portata di mano su uno spazio online.

Moduli e Sites: Con Moduli gestisci in tempo reale iscrizioni a eventi e corsi, sondaggi, test, crea quiz e molto altro, attraverso un proprio form con le domande che più preferisci e le risposte (a scelta multipla o con gli elenchi a discesa) che poi l’utente visualizzerà. Dopo aver raccolto i dati degli utenti possono essere, inoltre,  consultati aprendoli con qualsiasi foglio elettronico o con i Fogli Google. Sites è un’applicazione web, utilizzabile solo se hai un account Google ti permette di creare, in completa autonomia e in pochi passaggi, un sito web responsive con una buona navigabilità sia da desktop che da mobile.

Keep: è un’applicazione con cui puoi prendere appunti in modo molto veloce e semplice. Tutte le note scritte qui saranno sincronizzate con il vostro account Google e accessibili sia da PC che da smartphone. Potrai anche registrare audio da memorizzare quando magari non hai voglia di scrivere e, se ti piace disegnare, potrai fare anche questo all’interno di questa app.

Apps Script: è una piattaforma con cui creare app creative leggere che puoi archiviare e condividere tramite Google Drive in modo veloce e lavora in combinazione con Documenti di Google, Fogli e Presentazioni. Lo sviluppo avviene dentro il server di Google Workspace, con un nome dominio che potrai modificare.

Google Cloud Search: Google Cloud Search ti consente di trovare le informazioni di cui hai bisogno per il lavoro, ovunque tu sia, utilizzando il tuo laptop, telefono cellulare o tablet. La ricerca viene eseguita in tutti i contenuti dell’organizzazione presenti nei servizi di Google Workspace o nelle origini dati di terze parti.