Vedere le riunioni registrate in Google Meet con il log di controllo su Google Drive

15/03/2022 0 By Redazione

Possiamo dire che, fin dai tempi dei magnetofoni a bobina, registrare le riunioni di qualsiasi tipo è stato considerato lo strumento più efficace per avere una traccia dalla quale estrarre un verbale o un sunto della discussione. E oggi, con la maledetta pandemia ci ha insegnato a incontrarci online, in videoconferenze e webinar, la prima cosa che si chiede ai programmi a questo dedicati è la possibilità di creare un file audio/video della riunione. Naturalmente anche Google Meet, l’applicazione di teleconferenza sviluppata dal colosso di Mountain View, prevede questa possibilità demandando, di solito, all’organizzatore della riunione il compito di avviarla e fermarla quando è necessario. Prima di procedere dobbiamo fare alcune considerazioni. La prima riguarda lo spazio cloud che la registrazione può occupare sul nostro Drive. La seconda, non meno importante, riguarda la privacy degli utenti che partecipano alla riunione. Naturalmente l’amministratore di Google Suite dovrebbe essere in grado di sapere, in pochi passaggi, quanto spesso vengono registrate le riunioni di Google Meet, chi sono gli utenti che le registrano o le scaricano e tante altre informazioni necessarie, se non indispensabili, a garantire la sicurezza di Drive e la privacy degli utenti. Prima di procedere dobbiamo sapere che Google Meet salva le registrazioni in una cartella di Google Drive chiamata “Meet Recordings” che si trova nello spazio cloud dell’organizzatore. Dopo la riunione il link della registrazione viene inviato per posta elettronica sia all’utente che ha organizzato la riunione sia a chi, materialmente, ha avviato la registrazione.

Il log di controllo di Drive

Uno strumento fondamentale per l’amministratore che Google mette a disposizione consiste nella registrazione delle attività degli utenti nei vari file di log delle diverse attività. Ed è proprio grazie all’analisi dei log di Drive che l’amministratore potrà avere informazioni utilissime per tenere una traccia, indispensabile, delle registrazioni delle riunioni con Meet e sapere con quale frequenza vengono registrate, chi ha avviato la registrazione, chi l’ha eventualmente scaricata e tantissime altre informazioni. Esportando il log di controllo di Drive, opportunamente filtrato per avere le informazioni necessarie, potremo creare un foglio Google da analizzare o importare il tutto in Data Studio per effettuare ricerche più complesse. Ma forse l’argomento delle tabelle pivot dei Fogli di Google o dell’analisi dei dati in Data Studio sono un tantino più complessi di quello che ci occorre sapere in questo momento.

Come esportare il log di Drive per le riunioni Meet

Come il solito, per accedere alla Console di Amministrazione Google dovremo ricordarci di non usare il nostro account personale ma quello dell’amministratore. Effettuato l’accesso nella barra laterale o nella dashboard troveremo la voce “Rapporti” (il simbolo delle tre barre verticali). Espandendo la selezione cliccando sul simbolo “>” potremo selezionare la voce “Drive”. Nella console apparirà un elenco di tutte le attività che tutti gli utenti hanno fatto su Drive. Per selezionare solo quelle che ci interessano, le riunioni di Meet, dovremo applicare, in sequenza due filtri. Per farlo utilizzeremo il pulsante “Aggiungi un filtro”. Prima di tutto selezioneremo come “Tipo di elemento” i “Video MP$” (il formato di registrazione di Meet). Cliccando di nuovo su “Aggiungi un filtro” potremo selezionare il nome dell’elemento che vogliamo visualizzare che, nel nostro caso, corrisponde a “GMT”. Facendo clic su “Applica” sarà generato il nuovo rapporto che potremo scaricare dopo aver controllato che siano abilitate le opzioni “Colonne attualmente selezionate” e “Fogli Google” prima di fare clic sul pulsante. Secondo il numero di account presenti nella nostra organizzazione il download potrebbe richiede del tempo e sarà necessario pazientare per avere il report che ci interessa.