ChatGPT: 8 prompt per scrivere email migliori

21/07/2023

By fogliotiziana

Nessuno ci insegna a scuola come scrivere email efficaci, eppure si tratta di un’abilità fondamentale nel mondo del lavoro. Un impiegato invia in media 40 email al giorno, una ogni 12 minuti considerando un orario lavorativo di 8 ore. Queste email sono indirizzate a colleghi, clienti e fornitori, persone impegnate che non hanno tempo da perdere.

Qualunque sia il numero di email che si inviano, la chiarezza è essenziale. Le email devono essere sintetiche, dirette ma cortesi, scritte con l’obiettivo di risparmiare tempo al destinatario. Ecco 8 consigli di ChatGPT per migliorare la scrittura delle email aziendali.

Come ChatGPT può aiutarvi a scrivere email più efficaci

1. Riorganizzare le informazioni sotto forma di elenco puntato

Gli elenchi puntati sono molto più facili da vedere rispetto ai paragrafi pesanti. A prima vista, la vostra email sembrerà più 2amichevole”, come se richiedesse meno tempo per essere letta. La qualità della presentazione potrebbe far guadagnare alla tua email l’attenzione che merita, e il destinatario che va di fretta potrebbe essere più propenso a leggere ciò che hai da dire.

Utilizza questo spunto per trasformare le tue lunghe frasi in brevi e incisive indicazioni. “Vorrei presentare queste informazioni in modo più conciso e strutturato. Puoi riformattare questa email in un elenco puntato? [Inserire l’email qui]“.

2. Impostare una risposta automatica fuori sede

Molti impiegati inviano così tante email che, se non ricevono un messaggio di risposta automatica, possono aspettarsi una risposta rapida. Se non puoi rispondere prontamente alle email ricevute, è importante avvisare chi ti scrive della tua assenza.

Puoi personalizzare il testo con l’aiuto di ChatGPT in questo modo: “Sarò fuori ufficio dal [inserire data] al [inserire data] per [spiegare motivo assenza]. In questo periodo non avrò accesso alla casella email. Puoi creare un messaggio automatico con [indicare stile e tono desiderati] che avvisi chi mi scrive che deve [indicare azione alternativa]?“.

Inserendo le informazioni richieste otterrete da ChatGPT un testo efficace, che eviterà incomprensioni sulla vostra reperibilità.

3. Migliorare il tono

Nelle email è importante adattare il tono in base al destinatario, per comunicare nel modo in cui l’altra persona desidera essere contattata. Se un collega è una persona sensibile, l’email dovrebbe avere uno stile empatico. Se invece sappiamo che qualcuno preferisce un approccio più diretto, possiamo calibrare il messaggio di conseguenza.

“Vorrei che mi aiutasti a sembrare più [specificare il tono che desiderate: amichevole, diretto, assertivo, educato, professionale, formale, ecc.] in questa email“.

4. Iniziare e finire con uno stile unico

Se vuoi essere memorabile, cerca di distinguerti in modo originale. Iniziare un’email con “spero che tu stia bene” e concluderla con “auguri” è poco fantasioso e noioso. Troppe persone usano le stesse parole banali e perdono l’opportunità di lasciare il segno.

Chiedi a ChatGPT delle alternative con questo prompt: “Puoi aiutarmi a creare un saluto e una firma distinti e memorabili per le mie email? Voglio che questo rifletta la mia personalità e dia un’impressione positiva. Il mio ruolo è [il tuo ruolo] e la mia azienda [spiega cosa fa la tua azienda]. Mi rivolgo principalmente a [descrivere i destinatari tipici delle vostre e-mail]. Voglio apparire come [spiegate come volete essere rappresentati]“.

5. Eliminare il contenuto ridondante

A volte hai semplicemente scritto troppo e nemmeno l’elenco puntato ti salverà. In questo caso, usa ChatGPT per essere meno verboso. Aggiungi la tua email e chiedigli di ridurla all’osso e lasciare solo le informazioni fondamentali.

Ecco il prompt per trasformare una lunga email in qualcosa di breve e incisivo che qualcuno leggerà davvero: “Aiutatemi a ridurre il contenuto di questa email a poche frasi concise. Voglio che il messaggio sia chiaro e diretto. [Includere l’e-mail qui]“.

6. Catturare l’attenzione

Soprattutto se stai inviando un’email di vendita o aggiornamenti importanti, vuoi essere sicuro che venga letta. Fai di ChatGPT il tuo partner per l’editing di messaggi più incisivi e convincenti, per accendere l’interesse e suscitare una curiosità tale da spingere qualcuno a continuare la lettura.

Ecco il prompt da dare in pasto a ChatGPT: “Suggerisci un titolo che attiri l’attenzione per questa email e riformula il contenuto in modo che sia più convincente e attiri l’attenzione. Dovrebbe avere un tono più incisivo, soprattutto nell’introduzione, e catturare l’attenzione del destinatario per tutto il tempo. [Includere l’e-mail qui]“.

7. Personalizzare

Se stai inviando la stessa email a più persone, puoi personalizzarla in pochi secondi includendo le informazioni che conosci sul destinatario e chiedendo a ChatGPT di inserirle. Magari copia e incolla le informazioni dal tuo CRM per ottenere più versioni in una sola volta, risparmiando tempo nella tua missione di sensibilizzazione via email.

Ecco il prompt per personalizzare le tue email in modo efficace: “Voglio rendere questa email più personale includendo informazioni specifiche che conosco sul destinatario. Puoi aiutarmi a inserirle nell’email? Voglio mostrare al destinatario che apprezzo il nostro rapporto. Il contenuto dell’email è: [includere il contenuto dell’e-mail] e le informazioni specifiche sul destinatario sono: [includere le informazioni che lo riguardano]“.

8. Controllo grammaticale e ortografico

Per dare un’impressione professionale, affida a ChatGPT il compito di correggere le tue email e di eliminare eventuali errori.

Includi la tua email con la seguente richiesta, ed eviterai figuracce: “Puoi aiutarmi a controllare la grammatica e l’ortografia di questa email? Voglio assicurarmi che sia priva di errori e scritta in modo professionale“.

Se opportunamente guidato, ChatGPT può aiutarti a riorganizzare il testo in punti sintetici, migliorare stile e tono, catturare l’attenzione e dimostrare interesse. Può rendere i tuoi messaggi automatici originali e distintivi con saluti e firme creative. In questo modo aumenterai la qualità della tua corrispondenza e otterrai di più da ogni email che invii.