Come usare ChatGPT per scrivere e-mail difficili al lavoro

Scrivere email difficili fa parte di qualsiasi carriera. Che si tratti di rifiutare ulteriori progetti o di richiedere delle ferie, può essere stressante trovare le parole giuste e avere il coraggio di premere il dito su “invia”.

Forse hai sentito dire che ChatGPT può essere utile per scrivere lettere di presentazione e curriculum, e ti stai chiedendo se può aiutare anche te a scrivere e-mail difficili. Se fornisci all’intelligenza artificiale informazioni adeguate, puoi ottenere contenuti da utilizzare come base per la tua e-mail. ChatGPT può aiutarti a concentrarti sul messaggio senza il coinvolgimento emotivo.

ChatGPT: il tuo assistente virtuale per scrivere email difficili al lavoro

Per utilizzare il chatbot AI di OpenAI, è necessario creare un account. Vai sul sito ufficiale di ChatGPT, dove vedrai una richiesta di accesso o di registrazione. È possibile creare un account con un’e-mail o utilizzare il proprio account Google.

Assicurati che il tuo telefono sia nelle vicinanze, poiché riceverai un codice a sei cifre per confermare il tuo account. Una volta verificato l’account, si può iniziare.

Puoi scegliere se utilizzare il GPT-3.5 gratuito o passare a GPT-4, che ti limita a 25 messaggi ogni tre ore. GPT-4 consente di ottenere risposte più rapide e di accedere a funzioni beta come l’interprete di codice, i plugin e la navigazione online. Il costo di GPT-4 è di 20 dollari al mese. 2. Fornire a ChatGPT il contesto

Prima di chiedere a ChatGPT di creare contenuti per te, devi fornire alla piattaforma istruzioni personalizzate. Ci sono due domande a cui devi rispondere in modo che l’intelligenza artificiale possa fornire le risposte che desideri.

La prima domanda è: cosa vorresti che ChatGPT sapesse di te per fornire risposte migliori? Qui puoi descrivere i tuoi obiettivi, i tuoi interessi, gli hobby, il tuo lavoro e il luogo in cui ti trovi.

La seconda domanda è: come vuoi che ChatGPT risponda? Puoi dire all’intelligenza artificiale se vuoi risposte formali o informali, quanto deve essere lungo il contenuto e se vuoi che l’intelligenza artificiale si faccia un’opinione o rimanga neutrale.

3. Chiedere a ChatGPT di scrivere l’e-mail desiderata

Dopo aver fornito a ChatGPT alcune informazioni su di te, sul luogo in cui lavori e sul tono e la lunghezza delle tue risposte, puoi chiedere a ChatGPT di scrivere un’e-mail per te. Ricorda che se non ti piace la prima versione fornita, puoi sempre dire a ChatGPT di generare una nuova risposta.

Con ChatGPT puoi scrivere e-mail di dimissioni, e-mail per comunicare al tuo supervisore che non riuscirai a rispettare una scadenza, e-mail per richiedere un congedo d’emergenza, e-mail per dire “no” a un progetto, ecc.

4. Rivedere e modificare le e-mail create da ChatGPT

Una volta che ChatGPT ha creato un’e-mail utilizzando la tua richiesta, dovrai rivederla e apportare le modifiche necessarie. Alcune delle cose menzionate nella bozza potrebbero non riguardare il tuo caso e l’IA potrebbe tralasciare le informazioni critiche che invece vuoi includere.

5. Inviare l’e-mail

Questa è probabilmente la parte più impegnativa della scrittura di un’e-mail difficile. Smetti di preoccuparti della reazione e inviala!

Inviare e-mail di natura negativa può essere impegnativo, ma è necessario farlo. Evitare argomenti complessi può causare più problemi di quanti ne crei affrontarli. Anche se la stesura di un’e-mail difficile può provocare ansia, vi sentirete meglio una volta che avrete premuto invio.

Il tuo manager o supervisore potrebbe non essere contento del messaggio, ma apprezzerà il fatto che gli abbia detto cosa sta succedendo con sufficiente preavviso. Affrontare i conflitti potrebbe non essere la cosa che preferisci, ma è importante gestirli in modo efficace. La gestione dei conflitti è un’abilità essenziale da apprendere a livello professionale e personale.